Actas

Mayo 26 / 1994

Acuerdo No. 034 de 1994

Por el cual se crea y organiza la Oficina de Control Interno en la Universidad del Cauca.

EL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA, en ejercicio de sus facultades, y

CONSIDERANDO:

- El Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

- La misma norma establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señala la Ley.

- El Artículo 269 de la Constitución Política señala que la entidades públicas, están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

- La Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, prevé el establecimiento de un sistema de control interno y la creación de la Oficina de Coordinación de Control Interno, como uno de los componentes del sistema.

- Es necesaria la creación de una oficina de Control Interno en la Universidad del Cauca que tenga como funciones evaluar en forma directa y permanente la eficiencia, eficacia y economía del sistema de control.

ACUERDA:

ARTICULO PRIMERO: Adóptese en la Universidad del Cauca, un Sistema de Control Interno integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos o que la entidad establezca.

El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad.

En cada área de la Organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su Jefe Inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la entidad.

Todas las transacciones de la entidad deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de manera que permitan preparar informes operativos, administrativos y financieros.

ARTICULO SEGUNDO: Creáse la Oficina de Control Interno de la Universidad del Cauca adscrita a la Rectoría.

ARTICULO TERCERO: La Oficina de Control Interno tendrá como misión, procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.

ARTICULO CUARTO: La Oficina de Control Interno tendrá las siguientes funciones:

1. Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos al cumplimiento de sus objetivos.

2. Verificar y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles.

3. Asesorar en forma permanente a la dirección durante el desarrollo de los procesos administrativos, para procurar su eficiencia, eficacia y economía.

4. Proponer modificaciones a planes y procedimientos.

5. Sugerir los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos.

6. Asesorar a la Entidad en el diseño, montaje, ejecución y desarrollo del sistema de control interno.

7. Verificar y evaluar la gestión adelantada en los diferentes sistemas y subsistemas de la estructura administrativa.

8. Revisar y evaluar los procedimientos y mecanismos de control interno y proponer los cambios que estime necesarios en relación con el alcance, la cobertura y los procedimientos de Control Interno.

9. Evaluar la estructura orgánica, planta de personal, métodos y procedimientos y funciones de las diferentes dependencias que conforman la administración de la Universidad y presentar los resultados a consideración de los organismos competentes.

10. Efectuar seguimiento de la gestión de la organización y diseñar y aplicar programas de auditoría de gestión, de acuerdo con las áreas y sistemas a controlar, empleando para el efecto, análisis de antecedentes, entrevistas, visitas, listas de comprobación y demás instrumentos que permitan una apreciación objetiva y completa de la situación.

11. Velar porque se establezcan y apliquen medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el alcance de los objetivos.

12. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.

13. Velar porque la Entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo de la organización de acuerdo con su naturaleza y características.

14. Velar por la aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control Interno.

15. Las demás que las leyes y reglamentos le señalen.

PARAGRAFO: Para el cumplimiento de su misión y los objetivos y funciones, se utilizarán como mecanismos de verificación y evaluación del Control Interno, las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

ARTICULO QUINTO: Para el cumplimiento de las funciones enunciadas, se asignará de la planta de personal a la Oficina de Control Interno, un grupo multidisciplinario integrado por un Auditor y los Analistas de Control Interno que autorizare el Consejo Superior.

ARTICULO SEXTO: El Auditor Interno tendrá las siguientes funciones:

a. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno.

b. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

c. Verificar que los controles asociados con todos y cada una de las actividades de la organización se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

d. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad.

e. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.

f. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados esperados.

g. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la Entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

h. Fomentar en toda la organización la formación de una Cultura de Control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

i. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la Entidad.

j. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del Control Interno dentro de la Entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

k. Verificar que se implanten las medidas recomendadas.

l. Las demás que le correspondan por Ley y reglamentos o le sean asignadas por el Consejo Superior.

ARTICULO SEPTIMO: Para desempeñar el cargo de Auditor Interno se requiere tener título profesional en áreas relacionadas con las actividades de Control Interno y como mínimo cinco (5) años de experiencia en Auditoría o Control Interno.

ARTICULO OCTAVO: El Auditor Interno será nombrado por el Consejo Superior de terna presentada por el Rector y será de libre nombramiento y remoción. El cargo tendrá la jerarquía y remuneración que corresponde a un Jefe de Oficina en la actual estructura de la planta de personal de la Universidad.

ARTICULO NOVENO: Los Analistas de Control Interno tendrán las siguientes funciones:

1. Verificar la conformidad de las actuaciones administrativas con las normas y procedimientos establecidos.

2. Adelantar visitas a las distintas dependencias de la Universidad con el fin de verificar la sujeción de los trámites y procedimientos administrativos a las políticas y programas de la Entidad.

3. Informar al Auditor Interno de los resultados de los análisis y visitas que realicen.

4. Cumplir los programas de trabajo que le determine el Auditor Interno.

5. Las demás que le asigne el superior inmediato.

ARTICULO DECIMO: Para desempeñar el cargo de Analista de Control Interno se requiere tener título profesional en áreas relacionadas con las actividades de Control Interno.

ARTICULO DECIMO PRIMERO: Los Analistas de Control Interno serán nombrados por el Rector de la Universidad. Su jerarquía y remuneración serán los correspondientes a profesional universitario en la actual estructura de la planta de personal de la Universidad.

ARTICULO DECIMO SEGUNDO: Mientras se implementa integralmente el Sistema de Control Interno, continuarán efectuándose en la Institución, el control y revisiones en la forma y con sujeción a las normas y procedimientos existentes que han venido aplicándose. Las autoridades universitarias deberán realizar los ajustes necesarios para obtener el pleno cumplimiento de lo establecido en este Acuerdo.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Expedido en Popayán, en el Salón de Sesiones del Consejo Superior de la Universidad del Cauca, a los veintiséis (26) días del mes de mayo de mil novecientos noventa y cuatro (1994).



ALBERTO CASTELLANOS
Presidente

GUILLERMO MUÑOZ VELASQUEZ
Secretario General