Acuerdos

Febrero 3 / 2010

Acuerdo No. 005 de 2010

Por medio del cual se determina el proceso de prematrícula, matrícula académica y matrícula financiera en el Sistema Integrado de Matrícula y Control Académico (SIMCA) y se adopta el sistema de selección de cupos en el proceso de prematrícula y matrícula académica en el SIMCA para el Primer Período Académico del 2010.

EL CONSEJO ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA, en sesión ordinaria del día 3 de febrero de 2010 y en uso de sus funciones legales y estatutarias,

CONSIDERANDO:

Se hace necesario establecer los parámetros para el proceso de Matrículas del Primer Período Académico de 2010.

Durante el proceso de Prematrícula y Matrícula Académica en el SIMCA se debe garantizar el acceso de los estudiantes, de tal manera que se pueda escoger equitativamente y sin exceder el número de cupos ofertados por las unidades académicas, las asignaturas que cumpliendo con los parámetros reglamentarios se está en posibilidad de cursar.

En aras de la transparencia en los procesos académico administrativos se está en la obligación de publicitar los parámetros acogidos,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1: Los procesos de Prematrícula, Matrícula académica y Matrícula Financiera se adelantaran a través del Sistema SIMCA.

Para adelantar el proceso de registro académico para el Primer Período Académico de 2010, los estudiantes deberán acceder al aplicativo SIMCA WEB, entre los días 9 y 12 de febrero, término establecido en el Acuerdo No. 002 de 2010 (enero 13) para realizar la prematrícula académica.

Adelantar este proceso es requisito indispensable para la obtención de la boleta de matrícula financiera sin la cual no podrán acceder al sistema para la aceptación de la matrícula académica.

ARTÍCULO 2: Consolidado el cierre del Período Académico en el SIMCA y consolidada por las Facultades la oferta de asignaturas para el Primer Período de 2010, el SIMCA WEB permitirá al estudiante acceder a consultar la oferta de cursos y seleccionar los grupos de su preferencia en aquellas asignaturas que cumplan con el lleno de las exigencias reglamentarias para poder cursarlas. Hecha la selección el estudiante deberá guardar en el sistema la escogencia realizada e imprimirá el registro de su actividad.

ARTÍCULO 3: Terminado el plazo para la realización de las prematrículas académicas, la División de Sistemas adelantará el proceso para la expedición de las Boletas de Matrícula Financiera, que se liquidará con los parámetros establecidos en las normas universitarias sobre el tema y estará a disposición de los estudiantes que hayan adelantado el proceso de prematrícula y que se encuentren a Paz y Salvo por todo concepto con la Universidad, a partir del día 15 de febrero a las 8:00 a.m hasta el 23 de febrero a las 6:00 p.m.

El estudiante deberá imprimir la respectiva boleta de matrícula financiera utilizando para ello impresora láser y proceder a la cancelación de la misma en la entidad financiera que allí se indica entre el 15 y 23 de febrero como pago ordinario y entre el 24 y el 26 de febrero como pago extraordinario.

Realizado el pago el estudiante recibirá por parte de la entidad bancaria un PIN (Código Alfanumérico de Identificación) con el que podrá acceder al SIMCA con el fin de legalizar su Matrícula Académica.

La omisión de este procedimiento dentro de los términos establecidos, del 15 al 26 de febrero, dejará sin efecto la prematrícula realizada y generará la liberación de los cupos escogidos para el proceso de Adiciones y Cancelaciones.

PARÁGRAFO: El estudiante que por cualquier circunstancia no haya adelantado el proceso de prematrícula en los términos previstos en el Acuerdo 002 de 2010, sólo podrá realizarla en el SIMCA WEB entre los días 4 y 5 de marzo, quedando sujeto a la disponibilidad de cupos existentes a la fecha y obligándose a cancelar el pago de matrícula financiera extraordinaria. Realizada la prematrícula dentro de este plazo, se le expedirá la respectiva boleta financiera que estará disponible para su impresión a partir del 9 de marzo y que tendrá un plazo de pago hasta el 12 del mismo mes. Efectuado el pago deberá ingresar el PIN asignado en el aplicativo SIMCA WEB para legalizar la Matrícula. En caso de omitir este procedimiento su matrícula quedara sin efecto.

ARTÍCULO 4: Los estudiantes que deban matricular Trabajo de Grado, podrán acogerse al procedimiento de prematrícula y matrícula académica descrito en el presente acuerdo y acceder al SIMCA WEB en las franjas de tiempo asignadas por el promedio. De no acoger esta posibilidad deberán adelantar el trámite en su respectiva facultad durante el término de adiciones y cancelaciones, sin perjuicio de lo establecido en el Acuerdo No. 085 de 2008.

ARTÍCULO 5: A quienes se le haya aprobado solicitud de reingreso para el Primer Periodo Académico de 2010 deberán adelantar el proceso de matrícula en el termino de adiciones y cancelaciones. La Facultad respectiva una vez realizado el procedimiento de matrícula solicitará a la División de Sistemas la Activación del estudiante y la expedición de la Boleta de Matrícula Financiera.

ARTÍCULO 6: Con el fin de optimizar los procesos técnicos de la División de Sistemas, es indispensable que durante el proceso de prematrícula, matrícula académica, adiciones y cancelaciones, la atención a estudiantes corresponda exclusivamente a las Facultades. La División de Sistemas atenderá sólo los requerimientos y solicitudes directas de dichas unidades.

ARTÍCULO 7: El proceso de adiciones y cancelaciones al que se refiere el presente acuerdo debe adelantarse por las distintas Facultades bajo su directa responsabilidad utilizando para ello el SIMCA DESKTOP.

ARTÍCULO 8: Adoptar como mecanismo de escogencia de cupos en las asignaturas ofertadas por las Facultades para el presente período académico, el sistema de acceso a la Web priorizando el promedio.

ARTÍCULO 9: El estudiante tendrá la posibilidad de escoger los grupos de las asignaturas de su preferencia al acceder en las franjas de tiempo (horas o días) previamente determinadas por la División de Sistemas según el promedio. Durante las franjas de tiempo asignadas el estudiante podrá realizar las variaciones que desee en la selección de los grupos, no obstante deberá tener en cuenta que las posibilidades de variación dependen de la concurrencia de usuarios en el sistema al momento de hacer la selección y la aceptación del mismo. Esto significa que el cupo que libera al cambiar de grupo puede ser ocupado por un usuario que acceda al sistema en ese preciso momento y, en este caso no podrá optarlo nuevamente. Deberá entonces acoger los cupos que para ese momento estén disponibles.

ARTÍCULO 10: Si el estudiante no realiza la prematrícula en la fecha y franja de tiempo asignada, quedará sujeto a la disponibilidad de cupos y sólo podrá realizar su prematrícula el último día de los señalados en la resolución que fija el calendario académico para prematrícula en el período respectivo.

ARTÍCULO 11: A los estudiantes que se encuentren repitiendo asignaturas el Sistema Integrado de Matrícula y Control Académico (SIMCA) les asignará de manera aleatoria el grupo o los grupos de clase en el que deberán cursar la repetición o repeticiones.

PARÁGRAFO: En caso de tener varias asignaturas por repetir y entre ellas tener cruce de horarios la asignación se hará de la siguiente manera:

1. Matriculando la asignatura que más número de repeticiones tenga.
2. En caso de coincidir el número de repeticiones en varias asignaturas, se procederá a asignar la que corresponda al semestre inferior de carrera.
3. Si el número de repeticiones coincide y las asignaturas son del mismo semestre se asignará aquella que sea prerrequisito de un mayor número de asignaturas.

ARTÍCULO 12: El promedio que se utilizará para el proceso de acceso al SIMCA Web, es el resultado de la división entre los siguientes factores:

∑Notas Materias Cursadas + ∑Notas Materias Habilitadas
#Materias Cursadas + #Materias Habilitadas

PARÁGRAFO: Las asignaturas que se tienen en cuenta para esta fórmula son las de carácter cuantitativo.

ARTÍCULO 13: La División de Sistemas una vez cerrado el proceso académico del periodo inmediatamente anterior al proceso de prematrícula a realizar, hará el cálculo del número de estudiantes que se encuentren en un rango de promedio determinado. La División de Sistemas deberá antes de la apertura del proceso de prematrícula publicitar vía Web y correo electrónico masivo las horas o días de prematrícula que correspondan a cada rango de promedio.

ARTÍCULO 14: Para el cálculo del promedio es indispensable, contar al cierre del sistema, con la totalidad de los registros de calificaciones correspondientes al periodo académico que termina.

No es imputable al SIMCA las inconsistencias en el cálculo del promedio utilizado derivadas del no registro de las calificaciones en los términos establecidos.

La prematrícula deberá adelantarse con el promedio obtenido al cierre del sistema y sólo podrá modificarse la asignación de grupos en el proceso de adiciones y cancelaciones.

Las inconsistencias que se presenten en la oferta académica derivadas del incumplimiento de los términos de registro de calificaciones de la Nota Previa (70%), de la Nota Final (30%), Habilitaciones, Supletorios y Validaciones solo podrán ser solucionadas durante el término de adiciones y cancelaciones. Los valores que por las inconsistencias se hayan imputado en la matrícula financiera deberán reintegrarse y los que se generen se cobraran por medio del Sistema Squid.

ARTÍCULO 15: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deja sin efectos las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Se expide en Popayán, a los tres (3) días del mes de febrero de dos mil diez (2010).

DANILO REINALDO VIVAS RAMOS
Presidente