Circulares

Junio 8 / 2018

Circular informativa del Comité de Conciliación sobre obligatoriedad de legalización de vinculación docente y requisitos para trámites

PARA:            VICERRECTORES, DECANOS, JEFES DE DEPARTAMENTO, COORDINADORES DE PROGRAMAS, DIRECTOR DEL CENTRO DE REGIONALIZACIÓN, DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO, DOCENTES TEMPORALES Y COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN GENERAL.

DE:                 COMITÉ DE CONCILIACIÓN

ASUNTO:     OBLIGATORIEDAD DE LEGALIZACIÓN DE VINCULACIÓN DOCENTE Y REQUISITOS PARA TRÁMITES ANTE EL COMITÉ DE CONCILIACION.

FECHA:        06 de junio de 2018
 
Apreciados Universitarios:
 
El Comité de Conciliación dentro de sus funciones legales, en prevención del daño antijurídico y  con el objeto de lograr la transparencia, eficiencia, eficacia e imparcialidad que debe orientar la función pública en relación con los procesos de vinculación docente y solicitudes ante el Comité de Conciliación, así como de las actuaciones al uso efectivo de conciliación y demás mecanismos alternativos de solución de conflictos y en pro de la protección del patrimonio público se permite reiterar:
 

1. Vinculación de Docentes Temporales
 

1.1 Se recuerda a los docentes temporales (ocasionales y catedráticos) que es obligatoria la legalización de su vinculación docente ante la División de Gestión del Talento Humano, antes de iniciar labores académicas.

1.2 Reitera a los Decanos, Jefes de Departamento, Coordinadores de Programa y al Director del Centro de Regionalización que son los responsables de velar que el docente temporal haya legalizado su vinculación, antes de iniciar sus labores, tal como lo ha expresado la Vicerrectoría Académica en sus últimas circulares normativas sobre la programación de Labor Académica:  4.22.2/781 del 09-09-2014 (para los periodos 2015);  4.22.2/010 del 24-08-2015 (para los periodos 2016); y 4.22.2/010 del 10-08-2016 (para los periodos 2017); 4.22.2/011 del 27-09-2017 (para los periodos 2018) donde se ha expresado que:

 
Legalización de la contratación de profesores temporales en la División de Gestión de Talento Humano
 
Los profesores temporales autorizados por el Consejo Superior y por la Rectoría deberán adelantar ante la División Gestión del Talento Humano los trámites relacionados con la legalización de su vinculación con la Universidad.
 
Las unidades académicas deben verificar que los docentes solicitados y vinculados realicen la legalización de la vinculación con antelación al inicio de clases y hayan realizado el debido registro en el aplicativo Simca Labor.
 

1.3 Es indispensable el lleno de los requisitos de legalización de la vinculación por cada uno de los docentes de acuerdo con los parámetros establecidos en las circulares y demás normas que regulan el procedimiento. En caso de incumplimiento de éstos, la responsabilidad y sus consecuencias las asumirá tanto el docente como el funcionario que permite o autoriza el inicio de actividades sin la debida legalización.
 

De acuerdo con los lineamientos legales de la Procuraduría General de la Nación, al no cumplir con las formalidades anteriores se daría lugar a un hecho cumplido, que es el caso que se da al prestar el servicio sin soporte contractual, sin que obre soporte legal que los respalde, es decir, se eleve a escrito la obligación, y cuando existiendo tal formalidad, antes de su ejecución, no se han cumplido requisitos mínimos y legales en su creación.
 
En razón a lo anterior, el Comité de Conciliación hace un llamado a los universitarios para que con suficiente antelación realicen los procedimientos, hagan seguimiento a los actos administrativos tendientes a la vinculación, e igualmente a la legalización de la vinculación de los docentes, por cuanto son disciplinariamente responsables por las omisiones a esta responsabilidad.

1.4 La División de Gestión de Talento Humano deberá mantener un sistema de información que les permita a los responsables de cada Unidad conocer de manera ágil y oportuna, los nombres de los docentes que no han legalizado su vinculación y de igual forma deberá informar a las diferentes unidades académicas sobre quienes no han cumplido con este requisito.
 

2. Requisitos para Trámites ante el Comité de Conciliación
 

2.1. Solicitud escrita dirigida al Comité de Conciliación, la cual deberá contener:  Nombres y apellidos completos, documento de identidad del solicitante, información de contacto. Si la persona se encuentra vinculada a la Universidad deberá mencionarse el cargo y tipo de vinculación.
 
2.2 Relación de los hechos relevantes, de tiempo, modo y lugar en forma cronológica sucinta y clara.
 
2.3 Relación clara, expresa y actualizada de los valores reclamados, concepto de los mismos y periodo de la prestación del servicio.
 
2.4 Certificación de la prestación del servicio.
 
2.5  Aportar el material probatorio que permita establecer o evidenciar la veracidad de los diferentes hechos, y situaciones de dieron origen a la solicitud de pago directo ante el Comité de Conciliación.

 
Es de anotar que el Comité de Conciliación determina o no la procedibilidad de conciliar, previo estudio y concepto de la Oficina Jurídica de la Universidad.
 
 
LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS
Secretaria Técnica Comité de Conciliación