Circulares

Junio 11 / 2024

Circular Informativa sobre cierre de PQRSF por periodo vacacional

PARA: VICERRECTORÍAS, FACULTADES, CENTROS, DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA Y COMUNIDAD EN GENERAL.

DE:  SECRETARIA GENERAL UNIVERSIDAD DEL CAUCA

ASUNTO: RECEPCION COPIA DE RESPUESTAS A PQRSF ANTES DE CIERRE DEL SISTEMA DE PQRSF.

FECHA:   11 DE JUNIO DE 2024

La Secretaría General, como administradora del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos, comunica que la recepción de soportes de respuesta de peticiones que se encuentran con términos vencidos y en trámite a cargo de las respectivas dependencias a las cuales se a re-direccionado en virtud a lo establecido en la Resolución R-141 de 2019, se recibirán a más tardar hasta el 17 de junio de 2024 al correo quejasreclamos@unicauca.edu.co.

Lo anterior, previendo el periodo vacacional regulado en Resolución VADM 1586 de 2024 que inicia el día 24 de junio al 08 de julio de 2024 y la elaboración y publicación del informe de PQRSF a 30 de junio. Por tanto, la fecha de cierre del sistema de PQRSF será el día, 17 de junio de 2024 y se aperturá de nuevo el día, martes 09 de julio de 2024.

Se recalca que los oficios de respuesta deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
 

Referir en el oficio de respuesta el número de ventanilla única que identifica la petición y el año al que pertenece. Este debe contener: fecha de elaboración; nombre de quien elabora, revisa y aprueba la respuesta; la identificación de acuerdo a la estructura orgánica de la dependencia y su respectiva codificación de tabla de retención documental y consecutivo.

Si la respuesta ya ha sido enviada al peticionario, al momento de enviarla al sistema de PQRSF anexar soporte de envío.

Si la PQRSF pendiente de respuesta se encuentra aún dentro de los términos para responder y la dependencia dentro de su actuar prevé que no alcanza a dar respuesta dentro de los términos por razones debidamente motivadas, puede hacer uso del artículo 9 de la Resolución 141 de 2019 “elaborar un oficio dirigido al peticionario con copia a Secretaría General en donde se motive la prórroga, la cual podrá ser máximo por otro término igual al inicialmente previsto.”

Si la respuesta se da de manera parcial esta no exime de dar respuesta de fondo dentro de los términos a no ser que en la misma se informe de la prórroga al peticionario para dar respuesta de fondo.

Si al peticionario se le ha hecho requerimiento por parte de la dependencia para que haga algún pago, procedimiento o se anexe información, documentos adicionales para dar respuesta de fondo y este no realice dicha gestión en el término de 30 días, la dependencia de acuerdo al artículo 7 de la Resolución 141 de 2019 mediante oficio motivado comunicará al peticionario la configuración del desistimiento tácito sobre la petición. Esta debe ser enviada con copia a PQRSF, para ser descargada del sistema y cese la responsabilidad de otorgar respuesta.

Toda actuación por parte de la dependencia frente a las PQRSF debe ser enviada con copia a quejasrelamos@unicauca.edu.co con el objeto de tener la trazabilidad y estado de la PQRSF. Si la respuesta es radicada y enviada en físico por ventanilla única al peticionario, enviar copia de envío del oficio con el respectivo radicado de ventanilla única de la Universidad del Cauca al correo referido anteriormente.

 
Universitariamente,

LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS
Secretaria General
Universidad del Cauca