PARA: Supervisores de convenios y contratos, Vicerrectorías, Decanaturas, Oficinas Asesoras, Divisiones, Centros, Institutos de Posgrado y demás dependencias universitarias.
DE: Oficina Asesora Jurídica.
ASUNTO: remisión de informes y actas de convenios y contratos.
En virtud de lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, y de conformidad al Acuerdo 064 de 2008, Contentivo del Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca, la Oficina Jurídica se permite recordar al servidor universitario designado supervisor de convenios o contratos, la obligación de acatar en su integridad las funciones contempladas en el Estatuto de Contratación y cumplir con la remisión de los siguientes documentos los cuales deberán ser enviados debidamente suscritos por las partes a fin de que reposen en la correspondiente carpeta:
1. Acta de inicio, suspensión y reinicio cuando el convenio/contrato lo requiera.
2. Informar oportunamente a las instancias competentes las irregularidades o incumplimientos.
3. Ejercer los seguimientos, controles y evaluaciones de la ejecución del convenio/contrato, con el propósito de que el objeto se desarrolle dentro de los términos de calidad, oportunidad y economía.
4. Remitir los informes de interventoría y ejecución de los convenios/contratos, así como los documentos soportes de ejecución, comprobantes de pago y copias del producto final.
5. Enviar los Otrosí / Adiciones que se realicen a los convenios/contratos.
6. Solicitud de diligenciamiento ante la División Financiera del Formato de Referencia Cruzada sobre cada uno de los dineros recibidos sobre el convenio/contrato, y remisión del mismo a la Oficina Asesora Jurídica.
7. Elaborar el acta de liquidación final del convenio/contrato, la cual debe estar firmada por los representantes legales de las partes y el interventor, previa revisión de esta Dependencia.
