Circulares

Octubre 31 / 2012

Circular sobre cronograma de cierre de año vigencia fiscal 2012

Nota: A la presente circular se le han hecho algunas modificaciones contenidas en la circular Nº 5-22.2/08 del 15 de noviembre de 2012.

Destinatarios específicos: Rectoría; Secretaría General; Vicerrectorías Académica, de Cultura y Bienestar, y de Investigaciones; Decanos de Facultades; Centro de Posgrados; Jefes de División; Jefes de Oficina; Directores de Centros y Proyectos; Profesionales Responsables de Áreas y Unidad de Salud.

Asunto: Cierre de año vigencia fiscal 2012.


Cordial saludo:

En consideración al cierre de la vigencia del año 2012, y teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Acuerdo 051 de 2007 o Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad, agradezco a la comunidad universitaria dar cumplimiento a la programación de entrega de documentos, prevista en la presente circular:

I. Generalidades

1. La presente circular es aplicable a las unidades de gestión 01 ,02 y 03.

2. Se recuerda que está prohibido adquirir compromisos sin la previa autorización del ordenador del gasto y sin registro presupuestal suscrito por la División Financiera, según lo establece el Acuerdo 051 de 2007 en sus artículos 26, 27 y 28. En consecuencia, tendrá responsabilidad disciplinaria y fiscal el funcionario que los adquiera.

3. Toda orden de pago que esté en proceso y que no se ajuste a las fechas indicadas en esta circular, deberá centralizarse en la Vicerrectoría Administrativa.

4. El funcionario que no entregue los documentos para los trámites respectivos dentro de este cronograma y ante la Vicerrectoría Administrativa, será responsable de este pago ante el beneficiario sin perjuicio de la responsabilidad que tratan el estatuto financiero y presupuestal y el estatuto de contratación de la universidad.

II. Cronograma cierre de vigencia

1. Solicitudes

a. Las solicitudes de AVANCE por cualquier concepto, serán recibidas en la Vicerrectoría Administrativa hasta el 26 de noviembre de 2012. En ellas se deben contemplar todas las actividades de fin de año.

b. Las solicitudes de pago de SERVICIOS PÚBLICOS del mes de noviembre y diciembre se recibirán en la Vicerrectoría Administrativa máximo hasta el 13 de diciembre de 2012, con el fin de pagar oportunamente y sin recargos.

c. Las solicitudes de  ÓRDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS  se recibirán en la Vicerrectoría Administrativa hasta el 16 de noviembre y su respectiva legalización deberá realizarse máximo has ta el 27 de noviembre de 2012, en la Oficina Jurídica.

d. Las solicitudes de ADQUISICIÓN DE BIENES FINANCIADOS CON RECURSOS DE CONVENIOS Y CONTRATOS se recibirán en la Vicerrectoría Administrativa hasta el 16 de noviembre y su respectiva legalización deberá realizarse máximo hasta el 22 de noviembre de 2012.

e. Los casos especiales o de fuerza mayor que surjan como consecuencia a eventualidades ajenas a la Institución, previa valoración de la Vicerrectoría Administrativa y la División de Gestión Financiera, se atenderán del 1 al 5 de diciembre de 2012.

2. Legalizaciones de avances

a . Los avances girados para comisiones de servicios y/o adquisiciones a los funcionarios universitarios deberán ser legalizados en la División Gestión Financiera, a más tardar el día 17 de diciembre de 2012.

b. Para el cumplimiento de lo establecido con el Acuerdo 051 de 2007, Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca se dará orden de no pago para quienes no hayan cumplido con este requerimiento dentro de los tiempos establecidos en la presente circular normativa.

3. Certificaciones

a. La recepción de las certificaciones donde conste el recibo a satisfacción del objeto de la orden de servicio y/o contratos, y la demás documentación necesaria para la elaboración de la orden de pago, se hará hasta el 10 de diciembre de 2012 en las instalaciones de la Oficina Jurídica.

b. Las certificaciones correspondientes a monitorías deberán allegarse a la Vicerrectoría Administrativa hasta el 18 de diciembre de 2012.

c. Los documentos necesarios e indispensables para el pago de REINTEGRO POR VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE, autorizadas previamente por el Vicerrector Administrativo se recibirán hasta el 10 de diciembre de 2012. Se anularán las disponibilidades presupuestales en forma automática, para quienes no presenten la documentación mencionada hasta la fecha.

d. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios recibirá los bienes contratados y facturas hasta el 10 de diciembre de 2012.

e. La Dirección de Servicios Administrativos – Área de Infraestructura entregará a la División de Gestión Financiera las actas de recibo de obra civil parcial o definitiva a más tardar el 13 de diciembre de 2012.

f. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios entregará bienes para el servicio universitario hasta el 19 de diciembre de 2012

g. Las Granjas y Parques Temáticos “la Sultana y Rejoya” entregarán a más tardar el 10 de diciembre los documentos que afecten los movimientos de las cuentas de propiedad planta y equipo y pertenecientes al Balance del Área de Adquisiciones e Inventarios para el trámite respectivo.

h. La Oficina Jurídica entregará a la División Gestión Financiera la certificación de los convenios y/o contratos que fueron liquidados en el año 2012 a más tardar el 17 de diciembre de 2012.

i. La Oficina Jurídica entregará certificación de los procesos jurídicos a favor y en contra de la Universidad del Cauca, al día siguiente del cierre de los despachos judiciales para la vigencia de 2012.

j. La Oficina Jurídica entregará certificación de la metodología y valor calculado por cada proceso judicial para realizar el registro de la provisión de contingencias (procesos jurídicos), a más tardar el 17 de diciembre de 2012.

k. La Secretaría General entregará a la División Financiera, certificado de Existencia y Representación Legal, expedida por el Ministerio de Educación Nacional, para poder solicitar la Devolución del IVA ante la DIAN, así.

• Una a más tardar el 19 de noviembre de 2012, con vigencia de expedición no mayor de seis (6) meses, con relación al 29 noviembre de 2012.

• Una a más tardar el 15 de enero de 2013, con vigencia de expedición no mayor de seis (6) meses, con relación al 30 de enero de 2013.

l. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios entregará a la División Financiera el balance comercial a más tardar el 28 de diciembre de 2012.

m. La División Gestión del Talento Humano--Pensiones entregará a la División Gestión Financiera, el cálculo actuarial actualizado con corte a 31 de diciembre de 2012, a más tardar el 11 de enero de 2013.

4. Proceso de nómina

a. Las novedades adicionales del personal que afectan la liquidación de nómina de diciembre deberán reportarse hasta el 6 de diciembre de 2012, en la División de Gestión del Talento Humano, incluida la relación de programación de horas extras del mes de diciembre de 2012.

b. Las solicitudes sobre retiros de personal que se requieran hacer efectivos a partir del 1 de enero del año 2013, se recibirán en la División de Gestión del Talento Humano hasta el 10 de diciembre de 2012.

c. Las nóminas de reconocimiento de pagos al personal administrativo, docente y pensionado se deberán entregar a la División Financiera a más tardar el 17 de diciembre de 2012, con el respectivo cierre en la base de datos.

d. Los formularios, listados y certificaciones para el pago de autoliquidaciones de aportes de seguridad social y cesantías, I.C.B.F y COMFACAUCA y demás contribuciones del mes de diciembre se deberán entregar a la División Financiera en forma completa, más tardar el 19 de diciembre de 2012, con el respectivo cierre en la base de datos.

e. La Secretaría General entregará a la División Gestión Talento Humano la certificación de asistencia de los honorables consejeros de las sesiones del mes de diciembre, a más tardar el día 18 y la División de Gestión del Talento Humano deberá entregar la respectiva nómina a la División Gestión Financiera a más tardar el 20 de diciembre de 2012.

5. Elaboración órdenes de pago

a. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios entregará a la División Gestión Financiera las notas de alta por el recibo a satisfacción a más tardar el 17 de diciembre de 2012.

b. La documentación requerida y en forma completa para elaboración de órdenes de pago se recibirán en la División Gestión Financiera, así:

- Contratos y órdenes de prestación de servicios: hasta el 14 de diciembre de 2012.
- Para el reconocimiento de monitorias: hasta el 20 de diciembre de 2012.
- Para órdenes de compra y contratos por adquisición de bienes y servicio: hasta el 17 de diciembre de 2012.
- Para elaborar órdenes de pago de obras civiles: hasta el 17 de diciembre de 2012.

6. Elaboración comprobantes de egreso y entrega al beneficiario

a. La División Gestión Financiera realizará giros hasta el 20 de diciembre de 2012.

b. La División Gestión Financiera entregará a los beneficiarios de pago los documentos respectivos hasta el 27 de diciembre de 2012.

7. Elaboración de cuentas de cobro

a. Se recibirán en la Vicerrectoría Administrativa –Crédito y Cobranzas- las solicitudes de elaboración de cuentas de cobro hasta el 14 de diciembre de 2012.

8. Conciliaciones 

a. Los coordinadores de convenios y/o contratos deberán acercarse a más tardar el 7 de noviembre del presente año a la División Gestión Financiera para coordinar el cierre de la ejecución financiera de los convenios y/o contratos que están ejecución.

b. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará la información correspondiente a diciembre 2012 con el Área de Transporte, a más tardar el 16 de diciembre del presente año.

c. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará la información correspondiente a diciembre de 2012 con la Oficina Jurídica, a más tardar el 16 de diciembre del presente año.

d. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará la información correspondiente a diciembre de 2012 con el Área de Equipos y mantenimiento, a más tardar el 16 de diciembre de 2012.

e. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará la información correspondiente a diciembre de 2012 con las Granjas y Parques Temáticos la Sultana y Rejoya, a más tardar el 14 de diciembre del presente año.

f. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará la información correspondiente a diciembre de 2012 con el Área de Edificios, a más tardar el 14 de diciembre del presente año.

g. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará la información correspondiente a diciembre de 2012 con la División de Tecnologías de la Información, a más tardar el 26 de diciembre del presente año.

h. La División de Gestión del Talento Humano – Grupo de Pensiones conciliará con la Oficina Jurídica la información correspondiente a diciembre de 2012, a más tardar el 16 de diciembre de 2012.

i. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará la información correspondiente a retiros de personal de la institución a diciembre de 2012 con la División de Gestión del Talento Humano, a más tardar el 16 de diciembre de 2012

j. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará la información correspondiente al Balance del Área Comercial (Propiedad Planta y Equipo) con corte a 31 de diciembre de 2012, con la División Financiera hasta el 11 de enero de 2013.

k. La Oficina Jurídica conciliará la información correspondiente a convenios y/o contratos en ejecución, procesos judiciales con corte a 31 de diciembre de 2012, con la División Financiera, hasta el 11 de enero de 2013.

l. El Área de Crédito y Cobranzas conciliará la información correspondiente y con corte a 31 de diciembre de 2012 con la División Financiera, hasta el 11 de enero de 2013.

m. La División de Servicios Administrativos - Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará con la División de Gestión del Talento Humano – Grupo de Pensiones la información correspondiente, a más tardar el 20 de enero de 2013.


Universitariamente,


LUIS CARLOS AYALA CALDAS
Vicerrector Administrativo


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