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Circulares
Marzo 24 / 2017
Circular Normativa del Área de Gestión Documental sobre programación de transferencias primarias
Número del documento: 2.1.1- 22.Emitido por: Secretaría General
Dirigido a: Comunidad universitaria
PARA: VICERRECTORÍAS, FACULTADES, CENTROS Y DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA
DE: SECRETARIA GENERAL, ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ASUNTO: PROGRAMACIÓN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
FECHA: 24 DE MARZO DE 2017
La Secretaría General y el Área de Gestión Documental presentan el cronograma de trasferencias primarias para la Institución, recordando que el Archivo Central se encuentra en la nueva sede ubicado en la carrera 9 No. 8 – 51 en el barrio San Camilo.
Siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN), la transferencia primaria es el “traslado de la documentación que deja de tener utilidad inmediata”. En sentido directo se refiere a la disminución de la frecuencia de consulta volviéndose semiactivos, sin embargo, sigue conservando los valores primarios (administrativo, legal, jurídico, contable y fiscal) por lo tanto, pueden ser consultados en cualquier momento. Por este motivo la transferencia primaria se realizará por medio del instrumento o formato único de inventario documental (FUID), donde se plasma la descripción de la cantidad de expedientes a transferir al Archivo Central. El formato se denomina PA-GA-2.1.1-FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo_0.xls y se puede descargar del siguiente link: http://www.unicauca.edu.co/prlvmen/subprocesos/gesti%C3%B3n-documental
Beneficios de las transferencias primarias
Recepcionar el archivo de gestión por medio de la transferencia primaria de cada una de las unidades academico administrativas con el ánimo de descongestionar las oficinas, solucionando así la acumulación de los documentos y salvaguardar el acervo documental.
Garantizar el acceso oportuno a la información.
Facilitar y garantizar el control efectivo y ordenado de los documentos
Requisitos y lineamientos. Las transferencias documentales se realizarán de acuerdo con el cronograma establecido, cumpliendo los siguientes requisitos:
El jefe de la dependencia y el responsable del archivo en cada unidad académico administrativa deben remitir al Archivo Central los documentos que han cumplido su ciclo de retención en el Archivo de Gestión. Los diferentes tipos documentales deben encontrarse seleccionados y clasificados de acuerdo con las series y subserie que le corresponde, según lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
El personal encargado del archivo de gestión, debe retirar el material metálico o corrosivo como: clips, ganchos de cosedora, entre otros, procurando no ocasionar deterioro de tipo físico a los documentos.
La depuración de los documentos es una actividad que debe ser supervisada por el jefe de la unidad académico administrativa; quien autoriza dicho procedimiento. Se deben excluir documentos en borrador, catálogos, boletines, instructivos, periódicos, revistas, formatos en blanco, hojas en blanco, copias, carteles, invitaciones y otros asuntos que no pertenezcan a la serie documental y no hagan parte de la evidencias de un proceso.
Cada uno de los legajos y expedientes a trasferir deben contener el índice o inventario individual (sin excepción alguna).
Los documentos deben estar ordenados cronológicamente, respetando el principio de orden original.
Los documentos anteriormente ordenados deben ser foliados utilizando lápiz de mina negra, se inicia a partir de uno (1) en adelante en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
Las unidades de conservación de los documentos a transferir deben ser legajos de dos alas, los cuales deben estar identificados con sus respectivos rótulos y no sobrepasar los 200 folios, garantizando la adecuada protección de los documentos.
Los Decanos y Secretarias (o) Generales deben verificar que se realice la transferencia primaria del archivo de gestión de la Decanatura, Secretarías Generales, Departamentos y de cada una de las Coordinaciones de los programas académicos.
Las unidades de conservación (legajos y cajas de archivo) deben estar debidamente identificados con el rótulo institucional y en el momento de ubicar los legajos en la caja de archivo se debe conservar el orden estricto del formato único de inventario documental (FUID), que debe estar alineado con la TRD, ver imagen:
Es responsabilidad del jefe de la oficina y de los decanos avalar con su firma la transferencia que realizará el responsable del archivo de gestión y constatar que sea entregado el acervo documental en el nuevo edificio del Archivo Central en la fecha estipulada en el cronograma.
En concordancia con lo dispuesto en el Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, los funcionarios públicos responsables de la administración y custodia del archivo de gestión de las dependencias académicas y administrativas, deberán allegar de carácter obligatorio copia digital de los documentos electrónicos a su cargo y las copia de seguridad de los equipos de cómputo de la dependencia académico administrativa, los cuales deben estar identificados según se encuentra establecido en la Tabla de Retención Documental.
El calendario de transferencia vigencia 2017, es el siguiente:
|
Código |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
2. |
RECTORÍA |
19/04/2017 |
|
2.1 |
Secretaría General(Consejo Superior, Consejo Académico, Comité de Conciliación) |
19/04/2017 |
|
2.1.1 |
Área de Gestión Documental |
19/04/2017 |
|
2.2 |
Centro de Gestión de la Calidad |
20/04/2017 |
|
2.3 |
Centro de Gestión de las Comunicaciones |
20/04/2017 |
|
2.4 |
Oficina de Planeación y de Desarrollo Institucional |
20/04/2017 |
|
2.5 |
Oficina Jurídica |
20/04/2017 |
|
2.6 |
Oficina de Control Interno |
21/04/2017 |
|
2.7 |
Oficina de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales |
21/04/2017 |
|
4 |
Vicerrectoría Académica |
21/04/2017 |
|
4.1 |
Centro de Regionalización |
24/04/2017 |
|
4.1.1 |
Centro de Educación Continua |
24/04/2017 |
|
4.2 |
División de Admisiones Registro y Control Académico (DARCA) |
24/04/2017 |
|
4.3 |
División de Gestión de Medios y Recursos Bibliográficos |
24/04/2017 |
|
4.4 |
División de Posgrados |
24/04/2017 |
|
4.5 |
Área de Egresados |
24/04/2017 |
|
4.6 |
Centro de Formación en Idiomas |
24/04/2017 |
|
4.7 |
Centro de Educación Continua, Abierta y Virtual - CECAV |
24/04/2017 |
|
5 |
Vicerrectoría Administrativa |
25/04/2017 |
|
5.1 |
División de Gestión del Talento Humano |
25/04/2017 |
|
5.1.4 |
Área de Salud Ocupacional |
25/04/2017 |
|
5.2 |
División de Gestión Financiera |
25/04/2017 |
|
5.3 |
División de Tecnologías y de la Información y las Comunicaciones |
25/04/2017 |
|
5.4 |
División Administrativa y de Servicios |
26/04/2017 |
|
5.4.1 |
Área de Mantenimiento |
26/04/2017 |
|
5.4.2 |
Área de Planta Física |
26/04/2017 |
|
5.4.3 |
Área de Mercadeo y Producción. |
26/04/2017 |
|
5.4.4 |
Área de Seguridad, Control y Movilidad |
26/04/2017 |
|
5.4.5 |
Área de Adquisiciones e Inventarios |
26/04/2017 |
|
5.5 |
Área de Contratación |
25/04/2017 |
|
5.6 |
Área de Proyectos Especiales |
25/04/2017 |
|
6.1 |
Vicerrectoría de Investigaciones(Archivo Satélite) |
27/04/2017 |
|
6.2 |
La División de Gestión de la Investigación |
27/04/2017 |
|
6.3 |
La División de Innovación, Emprendimiento y Articulación con el Entorno |
27/04/2017 |
|
6.4 |
El Área de Desarrollo Editorial |
27/04/2017 |
|
6.5 |
El Centro Internacional para la Investigación del Agua y el Oxigeno |
27/04/2017 |
|
6.6 |
El Centro de Innovación y Apropiación Social de la Caficultura |
27/04/2017 |
|
Código |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
6.7 |
El Centro Internacional de Secuenciación Genómica y Bioingeniería |
27/04/2017 |
|
7 |
Vicerrectoría de Cultura y Bienestar |
28/04/2017 |
|
7.2 |
División de Gestión de la Cultura |
28/04/2017 |
|
7.3 |
División de Gestión de la Recreación y el Deporte |
27/04/2017 |
|
7.4 |
La División de Gestión de Salud Integral y Desarrollo Humano |
27/04/2017 |
|
8.1 |
Facultad de Derecho |
|
|
8.1.1 |
Consejo de Facultad |
02/05/2017 |
|
8.1.2 |
Decanatura |
02/05/2017 |
|
8.1.3 |
Secretaría General |
02/05/2017 |
|
8.1.5 |
Departamento de Derecho Privado |
02/05/2017 |
|
8.1.6 |
Departamento de Derecho Público |
02/05/2017 |
|
8.1.7 |
Departamento de Derecho Penal |
02/05/2017 |
|
8.1.8 |
Departamento de Derecho Laboral |
02/05/2017 |
|
8.1.9 |
Departamento de Derecho Procesal |
02/05/2017 |
|
8.1.10 |
Departamento de Estudios Filosóficos y Sociales |
02/05/2017 |
|
8.1.11 |
Departamento de Ciencias Políticas |
02/05/2017 |
|
8.1.12 |
Departamento de Comunicación Social |
02/05/2017 |
|
8.1.13 |
Centro de Consultoría Jurídica |
02/05/2017 |
|
8.1.14 |
Centro de Conciliación |
02/05/2017 |
|
8.1.15 |
Centro de Investigaciones Socio-Jurídicas |
02/05/2017 |
|
8.1.16 |
Coordinación Programa de Derecho |
02/05/2017 |
|
8.1.17 |
Coordinación Programa Ciencia Política |
02/05/2017 |
|
8.1.18 |
Coordinación Programa de Comunicación Social |
02/05/2017 |
|
8.2 |
Facultad de Ciencias de la Salud |
|
|
8.2.1 |
Consejo de Facultad |
03/05/2017 |
|
8.2.2 |
Decanatura |
03/05/2017 |
|
8.2.3 |
Secretaría General |
03/05/2017 |
|
8.2.5 |
Departamento de Morfología |
03/05/2017 |
|
8.2.6 |
Departamento de Ciencias Fisiológicas |
03/05/2017 |
|
8.2.7 |
Departamento de Patología |
03/05/2017 |
|
8.2.8 |
Departamento de Medicina Interna |
03/05/2017 |
|
8.2.9 |
Departamento de Ciencias Quirúrgicas |
03/05/2017 |
|
8.2.10 |
Departamento de Pediatría |
03/05/2017 |
|
8.2.11 |
Departamento de Ginecología y Obstetricia |
03/05/2017 |
|
8.2.12 |
Departamento de Medicina Social y Salud Familiar |
03/05/2017 |
|
8.2.13 |
Departamento de Enfermería |
03/05/2017 |
|
8.2.14 |
Departamento de Anestesiología |
03/05/2017 |
|
8.2.15 |
Departamento de Fonoaudiología |
03/05/2017 |
|
8.2.16 |
Departamento de Fisioterapia |
03/05/2017 |
|
8.2.18 |
Centro Universitario en Salud “Alfonso López” |
03/05/2017 |
|
8.2.19 |
Coordinación Programa de Medicina |
03/05/2017 |
|
8.2.20 |
Coordinación Programa Enfermería |
03/05/2017 |
|
8.2.21 |
Coordinación Programa Fonoaudiología |
03/05/2017 |
|
8.2.22 |
Coordinación Programa Fisioterapia |
03/05/2017 |
|
Código |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
8.2.23 |
Laboratorio Clínico Unificado |
03/05/2017 |
|
8.3 |
Facultad de Ingeniería Civil |
|
|
8.3.1 |
Consejo de Facultad |
05/05/2017 |
|
8.3.2 |
Decanatura |
05/05/2017 |
|
8.3.3 |
Secretaría General |
05/05/2017 |
|
8.3.5 |
Departamento de Ciencias Básicas e Ingeniería Civil |
05/05/2017 |
|
8.3.6 |
Departamento de Geotecnia |
05/05/2017 |
|
8.3.7 |
Departamento de Construcción |
05/05/2017 |
|
8.3.8 |
Departamento de Vías y Transporte |
05/05/2017 |
|
8.3.9 |
Departamento de Hidráulica |
05/05/2017 |
|
8.3.10 |
Departamento de Estructuras |
05/05/2017 |
|
8.3.11 |
Departamento de Ingeniería Ambiental y Sanitaria |
05/05/2017 |
|
8.3.12 |
Escuela Tecnológica en Ingeniería Civil |
05/05/2017 |
|
8.3.13 |
Coordinación Programa de Ingeniería Civil |
05/05/2017 |
|
8.3.14 |
Coordinación Ingeniería Ambiental |
05/05/2017 |
|
8.4 |
Facultad de Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones |
|
|
8.4.1 |
Consejo de Facultad |
05/05/2017 |
|
8.4.2 |
Decanatura |
05/05/2017 |
|
8.4.3 |
Secretaría General |
05/05/2017 |
|
8.4.5 |
Departamento de Telemática |
05/05/2017 |
|
8.4.6 |
Departamento de Electrónica, Instrumentación y Control |
05/05/2017 |
|
8.4.7 |
Departamento de Telecomunicaciones |
05/05/2017 |
|
8.4.8 |
Departamento de Sistemas |
05/05/2017 |
|
8.4.9 |
Coordinación Programa Ingeniería Automática Industrial |
05/05/2017 |
|
8.4.10 |
Coordinación Programa Ingeniería de sistemas |
05/05/2017 |
|
8.4.11 |
Coordinación Programa Ingeniería Electrónica |
05/05/2017 |
|
8.4.12 |
Coordinación Tecnología en Telemática |
05/05/2017 |
|
8.4.13 |
Coordinación del programa de Maestría en Electrónica y Telecomunicaciones |
05/05/2017 |
|
8.4.14 |
Coordinación del Doctorado en Ciencias de la Electrónica |
05/05/2017 |
|
8.5 |
Facultad de Ciencias Naturales, Exactas y de la Educación |
|
|
8.5.1 |
Consejo de Facultad |
08/05/2017 |
|
8.5.2 |
Decanatura |
08/05/2017 |
|
8.5.3 |
Secretaría General |
08/05/2017 |
|
8.5.5 |
Departamento de Biología |
08/05/2017 |
|
8.5.6 |
Departamento de Física |
08/05/2017 |
|
8.5.7 |
Departamento de Matemáticas |
08/05/2017 |
|
8.5.8 |
Departamento de Química |
08/05/2017 |
|
8.5.9 |
Departamento de Educación y Pedagogía |
08/05/2017 |
|
8.5.10 |
Departamento de Educación Física, Recreación y Deporte |
08/05/2017 |
|
8.5.11 |
Coordinación Programa de Química |
08/05/2017 |
|
8.5.12 |
Coordinación Programa de Ingeniería Física |
08/05/2017 |
|
8.5.13 |
Coordinación Programa de Biología |
08/05/2017 |
|
8.5.14 |
Coordinación Programa Educación Física |
08/05/2017 |
|
8.5.15 |
Coordinación Programa de Matemáticas |
08/05/2017 |
|
Código |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
8.5.16 |
Coordinación Programa de Licenciatura en Matemáticas |
08/05/2017 |
|
8.5.17 |
Coordinación Especialización en entrenamiento deportivo |
08/05/2017 |
|
8.5.18 |
Coordinación Programa de Pedagogía |
08/05/2017 |
|
8.5.19 |
Coordinación Maestría en Ciencias Matemáticas |
08/05/2017 |
|
8.5.20 |
Coordinación Maestría en Educación |
08/05/2017 |
|
8.6 |
Facultad de Artes |
|
|
8.6.1 |
Consejo de Facultad |
08/05/2017 |
|
8.6.2 |
Decanatura |
08/05/2017 |
|
8.6.3 |
Secretaría General |
08/05/2017 |
|
8.6.5 |
Departamento de Música |
08/05/2017 |
|
8.6.6 |
Departamento de Diseño |
08/05/2017 |
|
8.6.7 |
Departamento de Artes Plásticas |
08/05/2017 |
|
8.6.8 |
Conservatorio |
08/05/2017 |
|
8.6.9 |
Centro de Altos Estudios Musicales |
08/05/2017 |
|
8.6.10 |
Coordinación Diseño Grafico |
08/05/2017 |
|
8.6.11 |
Coordinación Programa de Artes |
08/05/2017 |
|
8.6.12 |
Coordinación Programa Música Instrumental |
08/05/2017 |
|
8.6.13 |
Coordinación Programa Licenciatura en Música |
08/05/2017 |
|
8.6.14 |
Coordinación Programa Dirección de Banda |
08/05/2017 |
|
8.7 |
Facultad de Ciencias Humanas y Sociales |
|
|
8.7.1 |
Consejo de Facultad |
08/05/2017 |
|
8.7.2 |
Decanatura |
08/05/2017 |
|
8.7.3 |
Secretaría General |
08/05/2017 |
|
8.7.5 |
Departamento de Español y Literatura |
08/05/2017 |
|
8.7.6 |
Departamento de Lingüística |
08/05/2017 |
|
8.7.7 |
Departamento de Lenguas |
08/05/2017 |
|
8.7.8 |
Departamento de Antropología |
08/05/2017 |
|
8.7.9 |
Departamento de Filosofía |
08/05/2017 |
|
8.7.10 |
Departamento de Geografía |
08/05/2017 |
|
8.7.11 |
Departamento de Historia |
08/05/2017 |
|
8.7.12 |
Departamento de Estudios Interculturales |
08/05/2017 |
|
8.7.13 |
Centro de Estudios Históricos "José María Arboleda Llorente" |
08/05/2017 |
|
8.7.14 |
Coordinación Programa de Lenguas Modernas |
08/05/2017 |
|
8.7.15 |
Coordinación Programa de Español y Literatura |
08/05/2017 |
|
8.7.16 |
Coordinación Programa de Geografía |
08/05/2017 |
|
8.7.17 |
Coordinación Programa de Antropología |
08/05/2017 |
|
8.7.18 |
Coordinación Programa de Licenciatura en Etnoeducación |
08/05/2017 |
|
8.7.19 |
Coordinación Programa de Historia |
08/05/2017 |
|
8.7.20 |
Coordinación Programa de Filosofía |
08/05/2017 |
|
8.7.21 |
Coordinación Componente de Formación Integral, Social y Humana |
08/05/2017 |
|
8.8 |
Facultad de Ciencias Contables Económicas y Administrativas |
|
|
8.8.1 |
Consejo de Facultad Decanatura |
09/05/2017 |
|
8.8.2 |
Decanatura |
09/05/2017 |
|
8.8.3 |
Secretaría General |
09/05/2017 |
|
Código |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
8.8.5 |
Departamento de Ciencias Contables |
09/05/2017 |
|
8.8.6 |
Departamento de Ciencias Administrativas |
09/05/2017 |
|
8.8.7 |
Departamento de Ciencias Económicas |
09/05/2017 |
|
8.8.8 |
Centro de Estudios Contables, Económicos y Administrativos |
09/05/2017 |
|
8.8.9 |
Escuela de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas |
09/05/2017 |
|
8.8.10 |
Coordinación de Contaduría |
09/05/2017 |
|
8.8.11 |
Coordinación Administración |
09/05/2017 |
|
8.8.12 |
Coordinación Turismo |
09/05/2017 |
|
8.8.13 |
Coordinación de Economía |
09/05/2017 |
|
8.8.14 |
Departamento de Ciencias del Turismo |
09/05/2017 |
|
8.9 |
Facultad de Ciencias Agropecuarias |
|
|
8.9.1 |
Consejo de Facultad |
09/05/2017 |
|
8.9.2 |
Decanatura |
09/05/2017 |
|
8.9.3 |
Secretaría General |
09/05/2017 |
|
8.9.5 |
Departamento de Ciencias Agropecuarias |
09/05/2017 |
|
8.9.6 |
Departamento de Agroindustria |
09/05/2017 |
|
8.9.7 |
Coordinación Programa Ingeniería Forestal |
09/05/2017 |
|
8.9.8 |
Coordinación Programa Ingeniería Agroindustrial |
09/05/2017 |
|
8.9.9 |
Coordinación Programa Tecnología en Agroindustria |
09/05/2017 |
|
8.9.10 |
Coordinación Programa en Ingeniería Agropecuaria |
09/05/2017 |
|
10 |
Unidad de Salud |
10/05/2017 |
Nota: Las dependencias Universitarias que administran archivos satelitales contaran con la presencia de un funcionario del Área de Gestión Documental para evidenciar la efectividad de la Trasferencia Documental.
Si las transferencias presentan inconsistencias, éstas se devolverán a la unidad academico administrativa correspondiente, para que se realicen los ajustes a las mismas.
El Área de Gestión Documental está presta a resolver las inquietudes que se presenten al respecto.
Vo Bo.
LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS
Secretaria General
LOLA ESPERANZA MOLINA IMBACHI
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