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Circulares
Marzo 24 / 2015
Circular sobre calendario de Transferencias Primarias vigencia 2015
Emitido por: Secretaría GeneralDirigido a: Comunidad universitaria
PARA: Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas, Secretarías Generales de Cada Facultad, Oficinas, Divisiones, Centros y Demás Dependencias Universitarias.
DE: Secretaría General, Área de Gestión Documental.
ASUNTO: Transferencias Primarias.
FECHA: 24 de marzo de 2015.
En cumplimiento de las normas que regulan el proceso de Gestión Documental en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, el Área de Gestión Documental presenta el calendario de transferencia Primaria para el año 2015.
Por lo anterior nuevamente relacionan los parámetros que se deben tener en cuenta para el proceso de Transferencias Primarias teniendo en cuenta lo siguiente:
• La organización de los diferentes tipos documentales que integran los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
• Los tipos documentales que integran las unidades de conservación de las series y subseries deben contar con el índice individual por legajo, en especial las que contienen los actos administrativos (Acuerdos y Resoluciones) que emanan los diferentes órganos y Vicerrectorías de la Institución.
• La apertura e identificación de las carpetas con el rótulo institucional debe estar debidamente diligenciado reflejando la serie y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
• La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes. Los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites, es decir que el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir el legajo (carpeta) y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
• Los tipos documentales que integran las unidades de conservación de las series y subseries deben estar foliados como parte imprescindible de los procesos de organización archivística dando fe de la responsabilidad de los productores documentales. La foliación consolida la ordenación y es también constitutivo del Inventario Único Documental, requisito ineludible para la transferencia.
• Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, y de conformidad con el cronograma establecido para tal fin, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
• En concordancia con lo dispuesto en el Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, donde los funcionarios públicos responsables de la administración y custodia del archivo de gestión de las dependencias académicas y administrativas, deberán allegar copia digital de los documentos electrónicos a su cargo, los cuales deben estar identificados según se encuentra establecido en la Tabla de Retención Documental.
A continuación se adjunta el calendario de transferencia vigencia 2015.
Consulte el calendario de transferencia para la vigencia 2015LOLA ESPERANZA MOLINA IMBACHÍ
Gestión Documental
LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS
Secretaria General
Secciones Documentos Públicos
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