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Circulares
Noviembre 16 / 2010
Circular sobre criterios para la elaboración y control de las comunicaciones internas de Unicauca
Emitido por: Secretaría GeneralDirigido a: Comunidad universitaria
CIRCULAR No. 04
PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA.
DE: COMITÉ DE ARCHIVO Y OFICINA DE SECRETARIA GENERAL.
ASUNTO: CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN, Y CONTROL DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
FECHA: 16 DE NOVIEMBRE DE 2010
La Oficina de Secretaría General de la Universidad del Cauca reitera a la comunidad universitaria los criterios para la elaboración y control de los documentos internos, conforme los lineamientos establecidos en el procedimiento ME-CM-2.2-PR-1 Elaboración y control de documentos, así:
1. Generalidades de la documentación
• Utilizar letra Arial 12.
• Codificar el documento con la serie y sub-serie según la Tabla de Retención Documental de la oficina productora. Su inaplicación, conllevará a su devolución desde la ventanilla única.
• Para la recepción de los documentos en la ventanilla única, se verificará que la fecha no supere dos días a la de su producción.
• Para los oficios, utilizar estilo bloque extremo, identificar correctamente: el título, nombres y apellidos (mayúscula inicial) completos, el cargo y la dependencia del destinatario; indicar el asunto, el que no superará cinco palabras. Su inaplicación, conllevará a su devolución desde la ventanilla única.
• En la parte inferior del documento, se identificará nombre de quien: elabora, revisa y aprueba.
• Los legajos contentivos de los documentos llevarán un índice que especifique los tipos documentales que los integran, debidamente foliados.
• Si el documento elaborado lleva anexos:
- Si es físico: “Uno y el número de folios; ejemplo:
Anexo: Uno (1). Tres (3) folios acta….
- Si es físico y medio electrónico: “Dos. El número de folios y la clase de medio electrónico; ejemplo: Anexo: Dos (2). Tres (3) folios acta…., Un CD.
No utilizar “Anexo: Lo Anunciado”.
- La Referencia Cruzada, se presenta cuando se debe separar de la unidad de conservación de donde proceden los documentos dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar fondo, sección, subsección, serie documental, unidad de conservación y folio al que corresponde; para efectos de recuperación y acceso, el mismo testigo o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado, cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y de video, negativos de fotografías, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicación de destino.
1. Actas:
Se diligenciarán en el “Formato ME-GE-2.2-FOR-6 Acta Para Reuniones”, se codificarán según la Tabla de Retención Documental de la dependencia productora, editarán en procesador de texto, utilizando una redacción clara y concisa; los anexos se organizarán de acuerdo al desarrollo de los asuntos tratados y finalmente, la firmarán los intervinientes en la reunión.
2. Orden de Prestación de Servicios:
• Para el control de las órdenes de prestación de servicios, llevarán un índice o Lista de Chequeo de los tipos documentales que la integren, debidamente foliados y organizados cronológicamente según el principio de orden original.
3. Contratos:
• Los contratos, convenios y demás documentos jurídicos, llevarán una Lista de chequeo para el manejo de los tipos documentales que los integran, debidamente foliados y organizados cronológicamente según el principio de orden original.
Para continuar la apropiación del proceso de Gestión Documental, es importante tener en cuenta que los aspectos mencionados se encuentran ampliados en el Manual de Archivo y Correspondencia documento al cual se accede en el link: http://www.unicauca.edu.co/prlvmen/index.php?option=com_wrapper&view=wra...
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL
Tipo de Documento (MANUALES)
Las pautas contenidas en la circular están alineadas a las normas del Archivo General de la Nación y a las directrices Institucionales, por lo cual es exigible su cumplimiento y su contravención podría constituir posibles faltas disciplinarias.
Se agradece la difusión entre la comunidad universitaria y se reitera la disposición desde el Área de Correspondencia y Archivo y la Oficina de la Secretaría General, para acompañarles en este proceso.
Laura Ismenia Castellanos Vivas
Secretaria General
Secciones Documentos Públicos
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