Circulares

Enero 10 / 2013

Circular sobre Transferencias Primarias

Destinatarios específicos: Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas, Oficinas Asesoras, Divisiones, Centros, Institutos de Posgrados y demás dependencias de Unicauca.
Asunto: Tranferencias primarias.

En cumplimiento a lo establecido en el artículo 1º del Acuerdo 039 de 31 de octubre de 2002, (por el cual se regula el procedimiento documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000) y en especial a los Principios de Planeación y Responsabilidad, el Área de Gestión Documental de la Universidad del Cauca se permite aclarar que las Transferencias Primarias se adelantarán teniendo en cuenta los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental.
 
Dando aplicabilidad al Decreto No. 2578 del 13 de diciembre de 2012, se requiere de carácter obligatorio remitir al correo electrónico archivo@unicauca.edu.co, copia digital de la transferencia a realizar, no obstante cada dependencia académica y administrativa debe cumplir con los parámetros establecidos en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, que provee de unos criterios de conservación para los documentos:
 
1) La organización de los diferentes tipos documentales que integran los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
 
2) La apertura e identificación de las carpetas con el rótulo institucional debe estar debidamente diligenciado, reflejando las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
 
El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir el legajo (carpeta) y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
 
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados debido a que es parte imprescindible de los procesos de organización archivística, pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales. La foliación consolida la ordenación. Es también constitutiva del Inventario Único Documental y requisito ineludible para la transferencia.
 
5) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
 
6) Dando aplicabilidad al Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, se recibirá y revisará copia digital de los documentos electrónicos que se encuentren en el equipo de cómputo de los funcionarios públicos responsables de la administración y custodia del archivo de gestión de la dependencia academia y administrativa, los cuales deben estar identificados según se encuentra establecido en la Tabla de Retención Documental.
 
El calendario de transferencia establecido para el año de 2012 se anexa a la presente circular normativa, la cual no se encuentra sujeta a modificaciones, ya que se cuenta con el tiempo suficiente para cumplir con las fechas establecidas para la trasferencia primaria.

Descargar cronograma para las transferencias primarias (PDF - 159 Kb)

 
Atentamente,
 


Lola Esperanza Molina Imbachi              Laura Ismenia Castellanos Vivas
Área de Correspondencia y Archivo       Presidenta Comité de Archivo   

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