Circulares

Octubre 19 / 2011

Incorporación de convenios y/o contratos al presupuesto de la universidad

La administración Universitaria mediante oficio circular 5-0617 y 5.2-0442 del 25 de marzo 2008 y circular 5.2-22.1/008 del 11 de mayo 2011, dio a conocer las directrices del Consejo Superior de la Universidad en materia de la documentación y tiempos requeridos para la presentación de solicitudes de incorporación de recursos provenientes de convenios y/o contratos; con comunicación número 2.1-1.39/1070 del 14 de octubre de 2011. Nuevamente se recuerda la directiva y la Secretaría General solicita que los documentos se envíen escaneados en medio magnético.

Por lo anterior, y para poder dar cumplimiento en tiempo y requisitos establecidos por la Corporación y la Secretaría General, muy comedidamente solicito hacer llegar con quince días hábiles de anterioridad a celebrarse la reunión del Consejo Superior Universitario las solicitudes de incorporación de recursos provenientes de Convenios y/o Contratos, adjuntando la documentación en forma física y en los documentos escaneados en CD, organizando en los archivos independientes lo correspondiente a cada ítem, así:

1. Fotocopia del convenio o contrato debidamente firmado por ambas partes.

2. Antecedentes del convenio o contrato.

3. Viabilidad Financiera expedida por la Oficina Asesora de Planeación (los cuadros deben venir refrendados), la cual debe contener la siguiente información:

a) La descripción completa del objeto a desarrollar.

b) Tiempo de duración.

c) Valor.

d) Nombres y apellidos completos de los docentes que intervienen en la ejecución, indicando:

- Labor académica total.

- Número de horas asignadas al proyecto valoradas por el tiempo de desarrollo del objeto del convenio y participación en él.

Indicar si es necesario hacer reemplazo del (los) docente (s) informando el valor de la nueva vinculación que se requiere y cuál es la fuente de financiación para el pago.

e) Cuando hay aportes en especie detallar los conceptos e indicar su valor individual y nombre del funcionario que lo certifica.

f) Cuando hay aportes incrementales por parte de la Universidad del Cauca indicar los conceptos, su valor y qué presupuestos (s) afecta (n).

g) Al cancelar estímulos económicos informar el valor por cada uno de los docentes en forma total y mensual.

h) Detallar y cuantificar los beneficios económicos que la Universidad obtendrá por el desarrollo del convenio y/o contrato.

i) Al comprar equipos con cargo al convenio y/o contrato enunciar los equipos que se adquirirán.

j) Detallar los beneficios cualitativos que la Universidad conseguirá en el desarrollo de él.

k) Si hay estudiantes que se beneficien del proyecto para el desarrollo de sus trabajos de grado, en lo posible informar los nombres de los estudiantes y en qué programa académico están matriculados.

l) En caso que la Universidad no tenga beneficios económicos y tenga que invertir recursos, favor presentar la justificación detallando los concepto y valores.

m) Especificar si es un convenio para investigación, cooperación o de extensión

4. Anexar certificado de disponibilidad presupuestal expedido para atender los aportes incrementales.

5. Para los convenios que requieren informes financieros, anexar copia del presupuesto aprobado por la entidad contratante.

6. Mensualización de los gastos.

7. Nombre completo del coordinador por parte de la Universidad del Convenio o Contrato, teléfono y correo electrónico institucional.

Universitariamente,

Leyla Milena Llantén Escobar
Profesional Especializad.

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