Resoluciones

Septiembre 22 / 2011

Resolución Nº R. 837 de 2011

Por la cual se determinan las Políticas y Prácticas Contables dentro de la Universidad del Cauca.

CONSIDERANDO:
 

1. El capítulo I del acuerdo 051 de 2007 se determina como la norma a seguir en la Universidad del Cauca en los procesos de programación, dirección, aprobación, ejecución, modificación, registro, control, seguimiento, evaluación del presupuesto, manejo de la Tesorería, del Crédito y de la Contabilidad Universitaria y establece el ámbito de competencia.
 

2. El capítulo XIII del acuerdo 051 de 2007, establece que la Universidad en materia contable se regirá por los manuales, circulares y demás reglamentaciones expedidas por la Contaduría General de la Nación.

3. Que la Contaduría General de la Nación mediante resolución 357 del 2008, adopta el procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.

4. El numeral 3.2 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno, trata de la documentación de las políticas y demás prácticas contables que se han implementado en el ente público, y que están en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible.

5. El numeral 4 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno fija las actividades de control y en el numeral 4.1 evalúa la adopción de una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados en cualquier dependencia de la entidad contable pública, sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean incorporados al proceso contable, así como la verificación respecto de su aplicación.

Por lo expuesto,

 RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO: AMBITO DE APLICACIÓN: La presente resolución rige a todas la dependencias/áreas y/o procesos que integran la Universidad del Cauca, entendiéndose como Continuación Resolución 837 del 22 de septiembre de 2011.Unidad 01 la Administración Central, como Unidad 02 a la Unidad de Salud y como Unidad 03 el Fondo de Pensiones de la Universidad del Cauca.

PARÁGRAFO PRIMERO: Todas las dependencias y/o procesos que integran la Universidad del Cauca, que generan hechos y operaciones económicas, financieras, sociales y ambientales que afectan la situación económica y social de la Universidad del Cauca, deberán suministrar a la División Financiera los datos, información y reportes que se requiera, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos puedan ser canalizados y procesados adecuadamente.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Será compromiso del funcionario responsable de cada una de las diferentes dependencias /áreas/ o procesos Universitarios, como son los académicas, investigativos, de bienestar y cultura, administrativo, servicio universitario de salud, suministrar los datos e información a través de los documentos fuente o soporte que respaldan las operaciones o hechos económicos, financieros, sociales y ambientales generados.

ARTÍCULO SEGUNDO: La información que se produce en las diferentes áreas, dependencias y/o procesos Universitarios será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros y sociales realizados por la Universidad.

ARTÍCULO TERCERO: Todos los hechos financieros y económicos que surjan en desarrollo del cometido estatal de la Universidad del Cauca deben quedar registrados en la información económica, financiera, social y ambiental consolidada de la Universidad, para lo cual la Dirección Universitaria circularizará a todos los funcionarios y dependencias/áreas y/o procesos, por lo menos con un mes de anticipación al cierre de la vigencia y estos deben responder en cumplimiento de los términos del artículo primero de la presente resolución.

ARTÍCULO CUARTO: Se harán reuniones dentro de los quince días calendario siguientes al cierre de cada trimestre, para conciliar la información certificada y suministrada por cada dependencia/área y/o proceso generador de hechos económicos, financieros, sociales y ambientales con la información de la División Financiera –Contabilidad, con el fin de reportar la situación económica, financiera, social y ambiental de la Universidad del Cauca en forma consolidada.

PARÁGRAFO: Las reuniones serán coordinadas por la División Financiera.

ARTÍCULO QUINTO: La División Financiera contará con todos los recursos informáticos disponibles en la Universidad, que le permitan mantener una comunicación oportuna y efectiva, con la Contaduría General de la Nación, para elevar todas las consultas que requiera con miras al buen desarrollo de la función contable.

ARTÍCULO SEXTO: Los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales se clasificarán de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública vigente utilizando el sistema administrativo y académico de la Universidad: SIMCA (Sistema de Integrado de matrícula y Control Académico), SQUID (Sistema de facturación y control de Recaudos), SRF, (Sistema de Recursos Físicos) SRH (Sistema de Recursos Humanos) y FINANZAS (Sistema de Información financiera).

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando la Universidad ponga en funcionamiento un nuevo software o aplicativo para la eficiencia y eficacia de los procesos y procedimientos esta hará parte del Sistema Administrativo y Financiero de la Institución.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La Unidad de Salud y la División de Recursos Humanos -Pensiones seguirán utilizando los software que actualmente disponen para el registro individual o elaboración de documentos que soportan hechos económicos, financieros, sociales y ambientales hasta tanto se adecuen para estas unidades los sistemas que requieren y que utiliza la Unidad 01 –Gestión General.

ARTÍCULO SÉPTIMO: La información se rendirá a la Contaduría General de la Nación en los términos y requisitos que para ello establezca este organismo de control, y con base en ellos se presentarán los informes a los demás organismos externos. Sin perjuicio de atender los objetivos y a los usuarios de la información contable pública en el marco de los propósitos para los cuales se esté suministrando la información.

ARTÍCULO OCTAVO: Trimestralmente se circularizará a todas las Entidades Públicas con saldos en las cuentas contables o que tuvieron alguna transacción con la Universidad, a fin de conciliar las operaciones reciprocas.

ARTÍCULO NOVENO: Quedarán establecidas en la Universidad como prácticas contables las siguientes:

1. CUENTAS PRESUPUESTALES Y DE TESORERIA:
La universidad del Cauca reconocerá y revelará la información contable del proceso presupuestal en sus diferentes etapas, componentes y en forma consolidada, de conformidad con lo dispuesto en los procedimientos diseñados por la Contaduría General de la Nación.

2. EFECTIVO
La Universidad del Cauca para el manejo del efectivo lo hará en Instituciones Financieras aprobadas por la Superintendencia Financiera Colombiana, con calificación AAA.

El registro de las operaciones bancarias y de movimiento de efectivo de ingresos y egresos, se realizará en forma diaria, afectando las cuentas bancarias y contables correspondientes.

El valor a pagar de las inscripciones de aspirantes a programas de pregrados y posgrados se hará por medio de la venta de pines directamente en la entidad financiera autorizada y cuentas bancarias previamente determinadas.

La provisión anual para gastos financieros se calculará tomando como base el promedio de los dos últimos años.

PARÁGRAFO PRIMERO: Durante los días de pago de nóminas y sus aportes y contribuciones, no se tramitarán otros tipos de desembolsos.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La Universidad aceptará como soporte de las transacciones bancarias la documentación en medio físico, óptico o electrónico.

Las conciliaciones bancarias se mantendrán actualizadas al cierre del mes siguiente al recibo de los extractos bancarios.

Los cheques girados no cobrados permanecerán en caja y en las conciliaciones bancarias durante 6 meses, luego de este tiempo se llevarán a acreedores varios donde permanecerán por 3 años; a partir de este plazo se expedirá un acto administrativo que autorice el reintegro a los fondos de la Universidad como recuperaciones.

Las consignaciones que aparecen en el extracto y carecen de documento soporte se llevarán a Recaudos por reclasificar- cuenta contable 290580, valores que permanecerán mientras la Tesorería de la Universidad identifique su procedencia y concepto de recaudo, una vez hechas las gestiones de averiguación y si no se puede identificar permanecerán en esta cuenta por 3 años a partir de la fecha de recaudo en la entidad financiera, para que la Universidad los pueda utilizar en el desarrollo de su misión social.

3. INVERSIONES
Las inversiones se constituirán dentro de sanos criterios de liquidez, seguridad, solidez y rentabilidad de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 051 de 2007 y las modificaciones al Estatuto Financiero y Presupuestal.

Las inversiones serán registradas de acuerdo con su naturaleza siguiendo los procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación.

La provisión de inversiones se realizará de conformidad con lo establecido en la normas de la Contabilidad Pública.

4. MATERIALES UTILIZADOS EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
Serán manejados y controlados de acuerdo a las normas de contabilidad pública por la Unidad de Salud y en los aplicativos que se tengan disponibles.

El manejo de los materiales y suministros para la prestación del servicio de salud se hará en la aplicación que la Unidad de Salud tenga disponible para este fin, consolidando la información al Balance General con registros ingresados a FINANZAS.

5. BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y OTROS ACTIVOS
El registro, control y actualización individual de los bienes muebles e inmuebles de la unidad 01-Gestión General de la Universidad se hará en el aplicativo SRF y estará a cargo del Área Comercial o la dependencia que haga sus veces, de conformidad con lo dispuesto en el acuerdo 043 de 2002 y acuerdo 051 de 2007 y sus modificaciones.

El manejo de los bienes muebles e inmuebles de la Unidad de Salud, se hará en la aplicación que la Unidad tenga disponible para este fin, consolidando la información al Balance General con registros ingresados a FINANZAS.

Los informes mensuales certificados y estructurados, de acuerdo a las necesidades de información, que permitan una rápida homologación a nivel de auxiliares, serán entregados a la División Financiera el tercer día hábil del mes siguiente al cierre, para su consolidación en la información económica y social de la Universidad a reportar.

La actualización del valor de los bienes muebles e inmuebles se hará de acuerdo a los procedimientos y en los tiempos establecidos por la Contaduría General de la Nación.

Los materiales y suministros serán registrados en el Activo corriente como cargos diferidos, y se amortizan de acuerdo a los consumos mensuales.

Cuando se construya un edificio en todos sus componentes, aires acondicionados, plantas eléctricas, y todo lo que sea necesario para ser puesto en funcionamiento, formará a ser parte del mismo y se registrará como construcciones en curso hasta que entre en funcionamiento, momento que será reclasificado al grupo correspondiente.

Cuando se mejore y/o adicione un edificio para aumentar su vida útil, aumentar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de productos y/o servicios, o permitir una reducción significativa de los costos, se considera una adición o mejora a las edificaciones, reconociéndose como un mayor valor del mismo.

El método aplicado para las depreciaciones y amortizaciones para bienes muebles e inmuebles y otros activos, es el de Línea Recta, y los períodos de vida útil serán los establecidos en el manual de procedimiento de la Contaduría General de la Nación.

Las obras en propiedad ajena se amortizan de acuerdo al tiempo en que se haya recibido el bien objeto del comodato.

La amortización de bienes entregados en comodato se realiza por el tiempo que el bien se halla entregado.

Para la enajenación de la propiedad, planta y equipos y otros activos, se debe establecer el valor de realización mediante un avaluó técnico practicado por autoridad competente, externa o interna.

Las provisiones para propiedad planta y equipo se harán de conformidad con las normas vigentes que expida la Contaduría General de la Nación.

Los activos diferidos se reconocerán por su costo histórico y no son susceptibles de actualización, excepto para los que la Contaduría General de la Nación manera específica así se determine.

Los activos intangibles se reconocerán como activo siempre que puedan identificarse y controlarse que generen beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable; en caso contrario se registran como gasto.

6. DEUDORES
Para todos los servicios universitarios prestados o a prestar en la Unidad 01-Gestión General, se elaborará la factura o documento equivalente en forma individual a través de los aplicativos SIMCA y/o SQUID según sea el caso, con base en los acuerdos y/o resoluciones que establezcan las tarifas de cobro, o clausulas convencionales o contractuales. Estos valores potenciales de cobro se registrarán en cuentas de control denominadas cuentas de orden. Con excepción de la venta de los pines por inscripciones a programas de pregrado y posgrado.

Las facturas o documentos equivalentes que realicen el procedimiento de financiación, en el Área de Crédito y Cobranzas, de conformidad con lo dispuesto en el acuerdo 052 de 2009, o sean aceptadas por los servicios prestados se reconocerán y revelaran como deudores.

Las facturas o documentos equivalentes correspondientes a convenios y contratos se causarán como deudores cuando se haya prestado el servicio.

La aplicación de los recaudos a favor de la Universidad del Cauca, se hará según la información recibida de las entidades financieras recaudadoras por el medio tecnológico que esté vigente en el convenio, con lectura directa al aplicativo SQUID con interfaz al aplicativo de FINANZAS.

El Área de Crédito y Cobranzas generará a través del SQUID, un informe mensual del estado de las facturas o documentos equivalentes, financiadas y aceptadas con saldos pendientes de pago, para realizar los cobros persuasivos de conformidad con el acuerdo 052 de 2009, a través del funcionario que institucionalmente se le ha investido para tal fin.

Los mayores valores pagados en nóminas de funcionarios docentes o no docentes, y nóminas de pensionados, serán reportados por la División de Recursos Humanos a crédito y cobranzas para la elaboración de la factura o documento equivalente en SQUID.

La anulación de facturas o documentos equivalentes por Matrículas y Otros servicios educativos, se anularán en forma automática mensualmente o al cierre de los calendarios académicos fijados para el pago de matrículas, en SIMCA y SQUID para pasar la información por interfaz a FINANZAS.

La División de Recursos Humanos-Pensiones informará de manera inmediata, cuando se presenten los derechos realizables a favor de la Universidad por concepto de pasivo pensional, hasta tanto se adecue el aplicativo SQUID para el fondo de Pensiones

La Unidad de Salud elaborará las facturas o documentos equivalentes en forma manual, hasta tanto se adecue el aplicativo SQUID para la Unidad de Salud.

Los deudores, se reportarán en el Boletín de Deudores Morosos del Estado-BDME cuando cumplan con los montos y plazos estipulados por la Contaduría General de la Nación.

La clasificación en deudas de difícil recaudo y provisión de deudores, se hará de conformidad con lo establecido en el acuerdo 052 de 2009.

El castigo de deudas de difícil recaudo será de conformidad con lo establecido en el acuerdo 052 de 2009.

7. DIFERIDOS
•Los pagos por anticipado por concepto de pólizas de seguros se difieren durante el tiempo de vigencia de la póliza.

• Los ingresos recibidos por anticipado de arrendamientos, intereses, comisiones, honorarios, venta de servicios de operación comercial y contratos se difieren dependiendo del plazo de prestación del servicio.

8. PASIVO PENSIONAL
La División de Recursos Humanos-Pensiones, mantendrá actualizado anualmente el cálculo actuarial del pasivo pensional de la Universidad del Cauca, de conformidad con la legislación en materia pensional que le rige a la Universidad del Cauca.

La División de Recursos Humanos-Pensiones, certificará e informará el valor del cálculo actuarial a la División Financiera, el valor del cálculo actuarial se detallará por cada grupo que lo compone anualmente, indicando al principio de cada año el valor que se causará en la vigencia por cada grupo en forma detallada.

Las novedades relativas al pasivo pensional, serán reportadas por la División de Recursos Humanos –Pensiones a la División Financiera-Contabilidad en forma inmediata cada vez que se presenten; La División de Recursos Humanos -Pensiones elaborará un informe mensual dónde se visualice las modificaciones al pasivo pensional para ser conciliado con la División Financiera-contabilidad.

La División de Recursos Humanos –Pensiones, reportará la información sobre los procesos judiciales a favor y en contra en materia pensional, cada vez que se presenten a la Oficina Jurídica, para ser reportada por esta última a la División Financiera con los demás procesos judiciales a favor y en contra de la Institución.

Para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional de la Universidad del Cauca, se realizará con base en la información recibida de la División de Recursos Humanos –Pensiones, de acuerdo al procedimiento establecido por la Contaduría General de la Nación.

9. SENTENCIAS Y CONCILIACIONES
La Oficina Asesora Jurídica, mantendrá actualizada la información de los procesos judiciales en contra y a favor de todas las Unidades que conforman la universidad del Cauca, es decir Unidad 01-Gestión General, Unidad 02- Unidad de Salud, Unidad 03-Fondo de Pensiones.

La Unidad de Salud y la División de Recursos Humanos-Pensiones informarán de manera inmediata, a la Oficina Asesora Jurídica, cuando se sucedan las novedades relativas a los procesos judiciales en contra y a favor para su consolidación e información.

La Oficina Asesora Jurídica informará en forma consolidada e inmediata a la División Financiera – contabilidad cuando sucedan las novedades de los procesos judiciales a favor o en contra (Unidades 01-Gestión General, 02- Unisalud, 03-Fondo de Pensiones), para poder realizar los reconocimientos y revelaciones en forma adecuada en la información económica, financiera, social y ambiental de la Universidad del Cauca.

La Oficina Asesora Jurídica mantendrá actualizada y certificará a la División Financiera el valor de las provisiones por contingencias que debe reconocerse en la información económica, financiera, social y ambiental por procesos judiciales en contra y a favor de la Universidad del Cauca, Unidades 01-Gestión General, 02- Unisalud, 03-Fondo de Pensiones).

10. INGRESOS
Corresponde a los flujos de entrada de recursos generados por la Universidad susceptibles de incrementar el patrimonio institucional dentro del periodo contable, bien sea por el aumento de activos o disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario.

Su reconocimiento se hace en cumplimiento del principio de devengo o causación, generados por Servicios Académicos, Servicios Especiales, Servicios Conexos A La Educación, Cuotas Partes, Donaciones, Aportes del Gobierno Nacional, Estampilla, Convenios y/o Contratos, Venta de Bienes Institucionales, Disminución de Pasivos, Ingresos del Sistema de Seguridad Social en Salud, Ingresos del Fondo Pensional de la Universidad, entre otros conceptos de ingreso.

11. COSTOS/GASTOS
El reconocimiento de los gastos realizados para la obtención de bienes y/o servicios, requeridos para el cumplimiento de las actividades básicas y complementarias, adelantadas en desarrollo de su objeto misional, serán clasificadas como costo, y además todo aquello que se identifique como docencia directa, operación comercial, gastos en desarrollo de proyectos o convenios o contratos y los gastos asistenciales del sistema de seguridad social en salud de la Universidad del Cauca. Al gasto todo lo que se identifique como administración.

Los interventores de contratos, ordenes de servicios y/o suministro; funcionarios responsables de cajas menores y avances, velarán por que las facturas presentadas para el cobro cumplan con los requisitos Establecidos en el Estatuto Tributario y la fecha de expedición sea la de la aceptación de la factura por el recibo a satisfacción de los bienes o servicios contratados o pagados, y estas sean radicadas para el trámite de autorización del pago en forma inmediata, es decir a más tardar a los 2 días hábiles siguientes recibido a satisfacción.

Toda erogación realizada deberá estar soportada con comprobante, que reúna requisitos legales y fiscales, y se registrarán en la medida que ocurran los hechos financieros, económicos y sociales en tal forma en que queden contemplados sistemáticamente en el período contable correspondiente, independiente del flujo de recursos monetarios o financieros.

1. Las erogaciones deberán estar autorizadas por el Ordenador del Gastos de conformidad con las cuantías autorizadas.

2. Las erogaciones que se realicen serán de conformidad con el presupuesto aprobado para la vigencia fiscal y el sistema de contratación de la Universidad acuerdo 064 de 2008.

Para revelación de las provisiones laborales, la División de Recursos Humanos al comienzo del año suministrará la información del cálculo anual y en forma mensual de la nómina, sus prestaciones sociales y aportes a pagar de la planta docente y no docente ocupada a primero de enero del año en curso, clasificada por tipo de nómina y por destinos.

12. CUENTAS DE ORDEN
Las cuentas de orden deudoras y acreedoras representarán la estimación de los hechos o circunstancias que puedan afectar en un futuro la situación económica, financiera, social y ambiental de la Universidad; así como el valor de los bienes, derechos y obligaciones potenciales que requieran ser controladas.

13. ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES
Se utilizarán los comprobantes predefinidos en las bases de datos SQUID, SIMCA, SRF, SRH, FINANZAS y aquellos que se requieran como soportes legales.

Los documentos soportes se guardarán mes por mes y se enviarán a Secretaría General – Gestión documental de conformidad con las normas de archivística de la Universidad.

La información económica, financiera y social de la Universidad en forma detallada estará disponible para consulta e impresión cuando se requiera en los sistemas de información administrativo y académico (SIMCA, SRH, SRF, SQUID y FINANZAS).

Las notas a los estados financieros se elaborarán semestralmente; sin perjuicio de las necesidades de información que se requiera para otros organismos.

Todos los ajustes se realizarán con Notas de Contabilidad numeradas consecutivamente y en forma cronológica.

Los Estados Financieros se imprimirán en miles de pesos aproximando los saldos de las cuentas por exceso defecto, es decir si pasa de 500 al mil siguiente y si es 500 o menor al mil anterior.

La publicación y suministro de los Estados Financieros a Entes de Control o particulares estará condicionada a la validación que por medio del software de la Contaduría General de la Nación (CHIP) se realiza.

ARTÍCULO DÉCIMO: La certificación de la existencia y representación legal de la Universidad del Cauca, expedida por el Ministerio de Educación Nacional la mantendrá actualizada la Secretaría General de la Universidad, con fecha de expedición no mayor a seis meses.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Los Estados Financieros se publicarán trimestralmente mensualizados en la página Web de la Universidad en cumplimiento del principio de transparencia.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Popayán, a los veintidós (22) días del mes de septiembre de los mil once (2011).



DANILO REINALDO VIVAS RAMOS
RECTOR