Circular sobre validación, revisión y ajuste, de la documentación del Sistema Integrado de Gestión de Calidad

Número del documento: 2-22.2/007
Emitido por: Rectoría
Dirigido a: Comunidad universitaria

PARA: Vicerrectores, Decanos, Directores de Centro, Jefes de Oficina, Profesionales Especializados de División, demás funcionarios de dependencias académico – administrativas.

DE: Rectoría.

ASUNTO: Cierre de validación, revisión y ajuste de la documentación del Sistema Integrado de gestión de calidad.

Reciban un saludo cordial.

En mi calidad de Rector de la Universidad del Cauca y como responsable del Proceso de Gestión Estratégica, en cumplimiento de los objetivos del Plan de Desarrollo vigente y acorde con el avance hacia la certificación del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, comunico a responsables de procesos, subprocesos, a los equipos de apoyo y demás funcionarios la comunidad universitaria:

1. El siguiente cronograma se debe cumplir en las fechas establecidas; dicho cumplimiento tendrá mérito de evaluación:

Qué	Quién	Etapa del procedimiento
Proceso	Responsable	Valida	Revisa	Aprueba
Gestión Estratégica	Rector Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional	Hasta el día 18 de agosto de 2015 a las 7:00p.m.	Desde el día 19 de agosto de 2015 Hora 8:00 a.m., hasta el martes 25 de agosto de 2015 a las 7:00p.m.	Hasta el día 04 de septiembre de 2015
Gestión de la Interacción Social	Vicerrectora de Cultura y Bienestar
Gestión de la Formación	Vicerrector Académico
Gestión de la Investigación	Vicerrector de Investigaciones
Gestión Administrativa	Vicerrector Académico
Gestión de la Calidad	Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Gestión del Control	Jefe de la Oficina de Control Interno
Gestión de la Cultura y el Bienestar	Vicerrectora de Cultura y Bienestar
Responsable		Funcionario que caracteriza	de proceso/ subproceso	Rectoría

2. El estado de avance de los procesos, subprocesos y procedimientos será enviado en formato PDF desde el correo electrónico: sigcalidad@unicauca.edu.co [1], el día 12 de agosto de 2015 a las 4:00p.m.

3. Todo el personal vinculado a la Universidad del Cauca, como parte interesada, comprometidos con el funcionamiento articulado, dinámico y sinérgico, debe revisar el correo electrónico para las notificaciones de actualización sobre el Sistema de Gestión de Calidad Universitario, y dará respuesta oportuna para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

4. Excepcionalmente, para continuar con el compromiso institucional, cuando por fuerza mayor se incumpla el cronograma, deberá justificar con documentos que validen el incumplimiento. El documento que soporta la información del incumplimiento será objeto de evaluación y se enviará a la Vicerrectoría Administrativa para que se adjunte en la hoja de vida del responsable del proceso, subproceso o procedimiento.

5. Desde marzo de 2015 se realiza la concertación, levantamiento de información, caracterización de procedimientos, ajustes y revisiones a los procedimientos (validación y revisión), por lo que es preciso recordar que las fechas límite son determinantes para complementar y cumplimentar los documentos que son soporte para continuar con la planeación hacia la certificación.

6. El responsable de Comunicaciones garantizará la comunicación visible en la página web institucional a partir de la fecha 12 de agosto de 2015 hasta el día 25 de agosto de 2015.

Agradezco tener en cuenta:

- Periodo de retroalimentación: desde el 12 de agosto de 2015, fecha de publicación, hasta el día 25 de agosto de 2015.

- Apoyo temático en el Área de Gestión de la Calidad: Equipo de Calidad. Extensión 1143

- Medio de validación de la información: visitas programadas, personalizadas, vía electrónica sigcalidad@unicauca.edu.co [1], con copia planeacion@unicauca.edu.co [2]

Universitariamente,

(Original firmada)
JUAN DIEGO CASTRILLÓN ORREGO
Rector

Nota: contenido publicado en www.unicauca.edu.co [3] el 12 de agosto de 2015.

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