Circulares

Junio 21 / 2017

Circular normativa de Secretaría General sobre respuesta oportuna de las PQRSF antes de iniciar el periodo vacacional

PARA:                        VICERRECTORÍAS, FACULTADES, CENTROS Y DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
 
DE:                 SECRETARIA GENERAL.
 
ASUNTO:       RESPUESTA OPORTUNA DE LAS PQRSF ANTES DE INICIAR EL PERIODO VACACIONAL
 
FECHA:          21 de junio de 2017
 
 
La Secretaría General en su rol de administrador del sistema de  Peticiones, Quejas y Reclamos les solicita comedidamente dar trámite y respuesta oportuna a las PQRSF que se re direccionan a las diferentes oficinas en virtud a lo establecido en la Resolución R-059 de 2017, resaltando el deber de ofrecer respuestas de fondo y teniendo en cuenta el periodo vacacional que inicia el 27 de junio del presente año, con el fin de  que dichas respuestas sean descargadas de la plataforma de las PQRSF y no se generen reportes negativos en el siguiente informe semestral con corte a 30 de junio del año en curso.
 
El contenido de los oficios de respuesta debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
 
Los oficios deben contener la identificación o nomenclatura de acuerdo a la estructura orgánica de la dependencia y su respectiva codificación de tabla de retención documental y consecutiva.

Los oficios deben ser elaborados durante el término legalmente establecido para la respuesta de la PQRSF y debe ser compartida una copia a la Secretaría General  en las fechas reales en procura de ser debidamente descargados de la plataforma.

Para emitir respuesta a las PQRSF se debe contar con el nombre del peticionario, dirección, teléfono, correo electrónico, su calidad interna o externa a la Universidad  y demás datos proporcionados por el usuario en su petición.

En el asunto del documento de respuesta se debe reflejar el número de ventanilla única asignado a la PQRSF, número que puede verificar en el formato de PQRSF adjunta al re direccionamiento enviado por Secretaría General.

Todas las respuestas  que se generen de las PQRSF deben ser radicadas en la ventanilla única de la Universidad del Cauca; si la respuesta  se envía por medios electrónicos, esta debe ser compartida de manera inmediata al correo electrónico: quejasreclamos@unicauca.edu.co [1].

El oficio de respuesta debe contener en su parte final nombre de quien elabora, revisa y aprueba  la respuesta.
 
 
Universitariamente.
 
 
Original firmado
LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS
Secretaria General