Circulares

Mayo 9 / 2018

Circular informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre actividades por periodo de vacaciones colectivas 2018

FECHA: Popayán, 09 de mayo de 2018
 
DE: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA

ASUNTO: ACTIVIDADES POR PERIODO DE VACACIONES COLECTIVAS 2018.

Con motivo del periodo vacacional colectivo decretado a partir del 25 de junio y hasta el 15 de julio de 2018 la administración de la Universidad da a conocer el cronograma de actividades a tener en cuenta en el proceso de contratación, adquisiciones, recibo de bienes, certificaciones a satisfacción, pagos, informes y demás procesos administrativos, así:

1. La División de Gestión Financiera recibirá la documentación para pagos (OPS, Contratos, Avances, Notas de Alta, y demás tramites de pago), hasta el día martes 12 de junio a las 5 de la tarde, los documentos que se reciban con posterioridad se tramitarán a partir del 16 de julio de 2018.

Los avances concedidos deberán ser legalizados por los funcionarios responsables a más tardar el 15 de junio de 2018. La elaboración de los certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales se hará hasta el lunes 18 de junio de 2018, lo que se reciba posteriormente se tramitara a partir del 16 de julio de 2018.
 
2. La División de Talento Humano enviará a la División Financiera los reportes, archivos magnéticos de nóminas de funcionarios y pensionados hasta el día lunes 18 de junio a las 8 de la mañana, así mismo, los reportes, archivos magnéticos de aportes de funcionarios y pensionados hasta el día miércoles 20 de junio a las 5 de la tarde. Los documentos que se reciban con posterioridad se tramitarán a partir del 16 de julio de 2018.
 
3. La División Administrativa y de Servicios. El Área de Adquisiciones y Servicios recibirá los bienes contratados hasta el viernes 8 de junio de 2018. La información relacionada con los servicios públicos y el anticipo para el mes de julio se debe remitir para pago a más tardar el día martes 15 de junio de 2018 a la División de Gestión Financiera.

Igualmente, la conciliación con las Áreas de Mercadeo, Transporte, Planta Física y Mantenimiento, el informe semestral con sus notas explicativas (Balance Comercial) certificado de las Unidades 01 y 04 correspondientes a los movimientos de entradas, salidas, depreciaciones, amortizaciones con corte a junio se deben remitir a la División de Gestión Financiera a más tardar el 21 de junio de 2018.
 
4. La Oficina Jurídica entregará el informe certificado y consolidado de los procesos judiciales, sentencias y conciliaciones extrajudiciales de las cuatro (4) Unidades que conforman la información universitaria y sus notas explicativas a más tardar el 21 de junio de 2018, a la División de Gestión Financiera.
 
5. La Unidad de Salud entregará en la División de Gestión Financiera los informes presupuestales certificados, los informes contables, bancarios y notas explicativas certificadas, el informe de solicitud de devolución de IVA, a junio a más tardar el 21 de junio de 2018.
 
6. El Área de Crédito y Cartera entregará a la División de Gestión Financiera la información consolidada de saldos pendientes de pago clasificados por edades con sus notas explicativas y la conciliación semestral de la facturación expedida y los pagos con la División de Gestión Financiera. Las solicitudes para elaboración de cuentas de cobro se recepcionarán a más tardar el 21 de junio de 2018.
 
7. La Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional recibirá hasta el 12 de junio de 2017, el reporte de avance por procesos del Plan de Mejoramiento vigente, los informes validados de gestión contractual del trimestre comprendido entre el 1 de abril y el 8 de junio de los corrientes, a rendir a través del aplicativo SIRECI.
 
8. El Sistema Integrado de Matriculas Académicas SIMCA, realizará anulación de los recibos expedidos y no cancelados del I periodo de 2017, máximo hasta el 30 de mayo de 2018, fecha de terminación de clases.
 
9. Todas la Unidades académicas, administrativas, culturales e investigación deberán entregar a las Dependencias respectivas los avances de planes de mejoramiento, mapas de riesgo, indicadores, planes de acción, en las fechas acordadas previamente teniendo en cuenta el periodo vacacional.
 
Universitariamente,
 
 
CIELO PEREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa.