FECHA: POPAYÁN, 01 DE NOVIEMBRE DE 2018
DE: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PARA: TODAS LAS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS
ASUNTO: CRONOGRAMA CIERRE FISCAL 2018.
Con motivo del cierre de la vigencia del año 2018, y teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad, agradezco a la comunidad universitaria, dar cumplimiento a la programación de entrega de documentos, prevista en la presente circular:
I. Generalidades
1.- Se recuerda que está prohibido adquirir compromisos sin la previa autorización del Ordenador del gasto y sin el registro de disponibilidad presupuestal suscrito por la División de Gestión Financiera, según lo establece el Acuerdo 051 de 2007 en sus artículos 26, 27 y 28. En consecuencia, tendrá responsabilidad disciplinaria y fiscal el funcionario que los adquiera.
2.- Este calendario aplica para todos las Unidades Administrativas, debido a que los cierres presupuestales, contables y financieros arrojan un solo consolidado para la Universidad del Cauca, a partir del cual se presentan informes, estados financieros y reportes ante las entidades de Control. Los funcionarios que no atiendan la presente disposición, en materia de plazos y procedimientos serán responsables por los compromisos y erogaciones que se deriven de dicho incumplimiento.
3.- El funcionario que no entregue los documentos para los trámites respectivos dentro de este cronograma y ante la Vicerrectoría Administrativa, será responsable del pago ante el beneficiario sin perjuicio de la responsabilidad que tratan el Estatuto Financiero y Presupuestal y el Estatuto de Contratación de la Universidad.
4.- Toda orden de pago que esté en proceso y que no se ajuste a las fechas indicadas en esta circular, deberá centralizarse en la Vicerrectoría Administrativa
II. Cronograma
El siguiente es el cronograma a cumplir por el cierre fiscal de 2018:
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ACTIVIDAD |
Fecha límite para trámite |
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Solicitud de disponibilidad presupuestal para adquisición de bienes y servicios. |
Noviembre 09 de 2018 |
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Expedición de Registros de Disponibilidad Presupuestal. |
Noviembre 23 de 2018 |
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Reconocimiento puntos académicos a docentes. |
Noviembre 26 de 2018 |
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Envió Resolución de reconocimiento de puntos académicos a la División de Gestión del Talento Humano. |
Noviembre 30 de 2018 |
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Solicitudes de avance por cualquier concepto. |
Diciembre 05 de 2018 |
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Reconocimiento de viáticos y gastos de viaje por comisión de servicios. |
Diciembre 05 de 2018 |
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Elaboración de órdenes de compra y contratos de obra. |
Diciembre 07 de 2018 |
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Recepción de facturas para trámite de pago. |
Diciembre 07 de 2018 |
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Recepción de bienes adquiridos por parte del Área de adquisiciones e Inventarios. |
Diciembre 07 de 2018 |
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Entrega de bienes a las Dependencias universitarias por el Área de adquisiciones e Inventarios. |
Diciembre 10 de 2018 |
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Recepción de certificaciones de pago y liquidación de órdenes de prestación de servicios y/contratos, órdenes de compra y contratos por adquisición de bienes en la División de Gestión Financiera |
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Recepción de Certificados para pago de Monitorias en Vicerrectoria Administrativa. |
Diciembre 14 de 2018 |
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Anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal no tramitados o no utilizados ante Vicerrectoria Administrativa. |
Diciembre 14 de 2018 |
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Entrega de bienes a las dependencias universitarias por parte del área de adquisiciones e inventarios. |
Diciembre 10 de 2018 |
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Solicitudes de pago de Servicios Públicos de noviembre y diciembre. |
Diciembre 12 de 2018 |
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Entrega por parte de la División de Servicios Administrativos – Adquisiciones e Inventarios a la División de Gestión Financiera de Notas de Alta con recibo a satisfacción. |
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Remisión de nómina y aportes del mes de diciembre de 2018 a la División de Gestión Financiera. |
Diciembre 17 de 2018 |
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Remisión descuentos nomina mes de diciembre de 2018 a la División de Gestión Financiera. |
Diciembre 20 de 2018 |
CIELO PÉREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa
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