Por la cual se reglamenta el proceso de elecciones de los miembros de cuerpos colegiados de la Universidad del Cauca.
 
El Rector de la Universidad del Cauca en uso de sus facultades legales y estatutarias consagradas en el Acuerdo 105 del 18 de diciembre de 1993 o Estatuto General y el Acuerdo 006 de 2021 y
 

CONSIDERANDO:

 
El Acuerdo 025 del 3 de abril de 2020 [1], modificó los artículos 13, 23 y 43 del Acuerdo 105 de 1993 o Estatuto General de la institución.
 
El Acuerdo 105 de 1993 [2], en el artículo 23, numeral 13, establece que es función del Rector “Convocar a elecciones de nivel central a los Representantes de los Profesores, Estudiantes, Administrativos, Trabajadores Oficiales, Exrectores, Sector Productivo, Directivas Académicas y Egresados a los organismos universitarios donde éstos tengan representación, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias. Las demás son competencia del Decano de Facultad”.
 
El Acuerdo 006 del 9 de febrero de 2021 [3] estableció que los procesos de elección se deberán realizar a través del sistema de papeleta o a través de voto electrónico, en este último caso, con la utilización de medios tecnológicos formalmente fijados y reglamentados para tal propósito por el Alma Mater, asimismo el artículo tercero del mencionado acuerdo dispuso que el Rector reglamentará lo pertinente al proceso electoral, sus procedimientos, los sistemas de votación y en general lo que se considere necesario para el cabal cumplimiento de dicho acuerdo.
 
En mérito de lo expuesto,
 

RESUELVE :

CAPITULO I
CERTIFICACIONES

 
ARTÍCULO PRIMERO: La División de Gestión de Talento Humano será la encargada de certificar, según sea el caso y para cada ocasión:
 

1. El número de profesores de planta, ocasionales y de cátedra por departamento y facultad

2. El número de empleados públicos administrativos.

3. El número de trabajadores oficiales.

4. El número de Decanos, Jefes de Departamento y Directores de Centros.

 
ARTÍCULO SEGUNDO: La División de Gestión de Talento Humano será la encargada de expedir los listados oficiales a los que se refiere el artículo primero de esta resolución y remitirlos a la Secretaría General, a la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y a las decanaturas según sea el caso, dichos listados deberán contener como mínimo la siguiente información
 

1. Nombres completos
2. Identificación
3. Correo electrónico institucional

 
ARTÍCULO TERCERO: La Vicerrectoría Académica, a través de la División de Admisiones, Registro y Control Académico será la encargada de:
 
Certificar y expedir los listados oficiales de los estudiantes por facultad, programa y semestre, tanto los de Popayán como los de Regionalización para que puedan hacer uso de su voto y remitirlos a la Decanatura o Secretaría General, o la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, si a ello hubiere lugar, los cuales deberán contener como mínimo la siguiente información:
 

1. Nombres completos
2. Identificación
3. Correo electrónico institucional

 
Expedir, sin costo alguno, las certificaciones a los estudiantes que se vayan a inscribir como candidatos ante los respectivos órganos corporativos, indicando sus nombres completos, documento de identidad, código estudiantil, programa y semestre que cursan, con el respectivo promedio de calificaciones de carrera.
 
ARTÍCULO CUARTO: La División de Salud Integral y Desarrollo Humano será la encargada de certificar y expedir el listado de los estudiantes que tienen derecho a las residencias universitarias, por cada sexo el cual deberá contener como mínimo la siguiente información:
 

1. Nombres completos
2. Identificación
3. Correo electrónico institucional

 
ARTÍCULO QUINTO: La Decanatura de Facultad será la encargada de solicitar las certificaciones respectivas cuando se trate de convocatoria a elecciones de su facultad y la Secretaría General de aquellas convocatorias de nivel central.
 
ARTÍCULO SEXTO: Toda convocatoria a elección de representantes en los diferentes órganos colegiados deberá indicar el número de personas que tienen derecho a votar, por lo que antes de expedirse el respectivo acto administrativo deberá obtenerse la correspondiente certificación de la dependencia competente.
 

CAPÍTULO II
ACTO ADMINISTRATIVO

 
ARTÍCULO SÉPTIMO: Toda convocatoria a elecciones de representantes a órganos colegiados deberá hacerse mediante acto administrativo, el cual deberá contener expresamente:
 

1. Modalidad de votación: por el sistema de papeleta o a través de voto electrónico.

2. Organo colegiado para el cual se convoca la elección y el estamento correspondiente.

3. Fecha y hora de apertura y cierre de inscripción.

4. Fecha y hora de la elección.

5. Requisitos que debe cumplir el postulante a ocupar la representación.

6. Número de personas que tienen derecho al voto, conforme a la certificación expedida por la dependencia respectiva.

7. Término para realizar la votación que no podrá ser superior a ocho (8) horas

8. Periodo de la representación
 

ARTÍCULO OCTAVO: Toda elección de representantes deberá declararse mediante acto administrativo, y tomando como base las actas de escrutinio, el cual deberá contener expresamente:
 

1. Órgano colegiado al cual se convocó.

2. Los nombres completos de los candidatos de la convocatoria.

3. El numero total de votantes, número de votos por cada candidato, votos en blanco y votos nulos solo para el caso de votación por papeleta.

4. Declarar la elección del representante por cada órgano colegiado, indicando nombres y apellidos completos, documento de identificación, facultad, programa y periodo para cual es elegido, según sea el caso.

5. Registrar, según la convocatoria, cuáles representaciones quedan vacantes por falta de inscripción.

 
ARTÍCULO NOVENO: La Decanatura o Secretaría General, según sea el caso, comunicará el acto administrativo a la persona en quien recaiga la elección.
 

CAPÍTULO III
INSCRIPCIONES

 
ARTÍCULO DÉCIMO: Toda inscripción deberá hacerse, ante la Decanatura de Facultad o Secretaría General de la Universidad. Según sea el caso, si se trata de inscripciones virtuales deberá enviarse la solicitud de inscripción desde el correo institucional.
 
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: El postulante deberá inscribirse anotando sus datos personales: nombres y apellidos completos, documento de identidad, fotografía en las condiciones exigidas por las TICS (cuando el voto se electrónico), dirección, número telefónico de contacto, correo electrónico y código estudiantil, semestre y programa si se trata de estudiantes y facultad cuando se trate de docentes.
 
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Todo postulante deberá cumplir con los requisitos determinados en las normas institucionales vigentes y con los que indique la convocatoria.
 
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Los actos de inscripción y elección de cada representante, procederán solamente mediante el sistema uninominal. No se admitirán inscripciones con más de un candidato.
 

CAPÍTULO IV
ELECCIÓN POR PAPELETA

 
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: La Decanatura de Facultad o Secretaría General, según sea el caso, deberá elaborar el diseño de los votos y solicitar la impresión de los mismos ante la Vicerrectoría Administrativa – Área de Taller Editorial, de conformidad con el número de votantes. Cada papeleta deberá contener:
 

1. Corporación u órgano colegiado al cual se convoca.

2. Nombres y apellidos de los candidatos

3. Opción de voto en blanco

 
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Cada facultad determinará la ubicación de las urnas, designará los jurados y deberá proveer los insumos para llevar a cabo la actividad de escrutinio.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El acto de apertura y cierre de escrutinio de las elecciones en cabeza del rector contará con una comisión de verificación integrada por el Jefe de la Oficina Jurídica, el Jefe de la División de Gestión de Talento Humano y la Secretaria General. En las facultades será designada por el decano.
 

CAPÍTULO V
ELECCIÓN POR VOTO ELECTRÓNICO

 
ARTÍCULO DÉCIMO SEPTIMO: El proceso de elección por voto electrónica estará en cabeza de la de la Vicerrectoría Administrativa, a través de la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
 
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO: La División de Gestión de Talento Humano, la División de Admisiones, Registro y Control Académico, la División de Salud Integral y Desarrollo Humano, según sea el caso, entregará a la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones los listados de que trata los artículos primero, segundo tercero y cuarto del presente acuerdo con mínimo cinco días hábiles antes a la apertura de la votación, en formato excell.
 

PARÁGRAFO: Es responsabilidad de las dependencias encargadas de enviar la información de los votantes hábiles, asegurarse de que todas las personas, según el estamento, estén incluidas en dichos listados los cuales deberán enviarse a la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones con copia a la rectoría, por cuanto una vez hecho el cierre del censo electoral no se podrán incluir datos de nuevos votantes.

 
ARTÍCULO DÈCIMO NOVENO: Para este proceso la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones hará uso del sistema de votación institucional SIVOT.
 
ARTÍCULO VIGÉSIMO: El voto electrónico deberá contener:
 

1. Corporación u órgano colegiado al cual se convoca.

2. Nombres y apellidos de los candidatos

3. Fotografía del candidato

4. Opción de voto en blanco

 
ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO: La votación virtual deberá realizarse únicamente a través del enlace al sistema de votación. El universitario habilitado ingresará utilizando el usuario y la contraseña de su correo institucional a la página de autenticación del sistema de votación mediante el enlace enviado por las TICS al área competente para su difusión en los medios de comunicación dispuestos para tal fin. El votante podrá seleccionar una sola de las opciones presentadas (alguno de los candidatos o voto en blanco). Una vez hecho el registro por parte del sufragante, el sistema le notificará inmediatamente que fue almacenado su voto. Si el sufragante ingresa de nuevo le será notificado que ya ha realizado el proceso de votación.
 
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO: Se designa a la Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado y al decano de la facultad de Ingeniería electrónica y Telecomunicaciones o su delegado para que automáticamente habilite o deshabilite la plataforma a la hora fijada como inicio y cierre de la votación.
 
ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO: El sistema de votación en línea estará activo a partir de las 8:00 de la mañana del día de la votación hasta las 4:00 de la tarde del mismo día. Si durante el proceso de votación existiera una falla técnica que impidiera el proceso, se habilitará el sistema por un tiempo igual al que estuvo fuera de línea, respetando siempre las ocho (8) horas para la votación.

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: Una vez finalizado el proceso de votación se cerrará el sistema y se harán dos (2) copias de seguridad; una será enviada a la Oficina de Control Interno, y la segunda con destino a la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones con fines de copia de respaldo.

ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO: Quienes fueron designados de conformidad con el artículo vigésimo primero del presente acto administrativo, para habilitar la plataforma al momento de apertura y cierre de las votaciones, enviarán a la Decanatura correspondiente o Secretaría General el acta de escrutinio con los siguientes datos: Hora del cierre del sistema, total de votos que debe ser igual al número de votantes y el número de votos por cada candidato y en blanco, dicha acta deberá ser suscrita por sus intervinientes.
 

CAPÍTULO VI
OTRAS DISPOSICIONES

 
ARTICULO VIGÉSIMO SEXTO: La elección de los representantes mencionados se colmará a favor del candidato que obtenga el mayor número de votos.
 

PARÁGRAFO: En caso de empate de votos, la comisión de verificación o los designados para habilitar la plataforma según sea el caso, convocarán a los candidatos y realizará un sorteo para definir quién será el Representante elegido.

 
ARTICULO VIGÉSIMO SEPTIMO: La votación deberá repetirse cuando del total de votos válidos, los votos en blanco constituyan la mayoría absoluta (la mitad +1), en este evento no podrán presentarse los mismos candidatos inscritos a dicha elección.
 
ARTICULO VIGÉSIMO OCTAVO: Se exceptúa de este procedimiento el proceso de elección del representante de los exalumnos al Consejo Superior.
 
ARTICULO VIGÉSIMO NOVENO: Artículo transitorio: Los procesos de elección que fueron convocados con anterioridad a la fecha de expedición del presente acto administrativo continuaran en la etapa del proceso que corresponda.
 
La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
 

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 
Se expide en Popayán, Ciudad Universitaria, a los trece (13) días del mes de abril de 2021
 
Original firmado
JOSÉ LUIS DIAGO FRANCO
Rector