Resoluciones

Febrero 22 / 2023

Resolución R- 0182 de 2023 (Por la cual se establece el cronograma de transferencias documentales primarias para la Universidad del Cauca)

Por la cual se establece el cronograma de transferencias documentales primarias para la Universidad del Cauca.
 
El Rector de la Universidad del Cauca, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias del Acuerdo 0105 [1] de 1993 y Resolución 004 del 06 de abril de 2022, emanadas por el Consejo Superior Universitario,
 

CONSIDERANDO QUE:

 
El Archivo General de la Nación mediante Decreto 1080 del 2015 en lo que preceptúa de transferencia primaria documental, establece que la Transferencia Documental es un proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual de conformidad a las Tablas de Retención Documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa activa del archivo de gestión.
 
Las transferencias documentales permiten garantizar, asegurar y facilitar el acceso y/o consulta de la información a usuarios internos y externos de la Universidad del Cauca.
 
En virtud de lo expuesto, las oficinas deberán de acuerdo a la periodicidad que se establezca en las Tablas de Retención Documental TRD, transferir al Archivo Central las Series-subseries documentales debidamente organizadas acorde a lo establecido en el Manual de Gestión Documental y el Acuerdo AGN 042 de 2002.
 
En mérito de lo expuesto,
 

RESUELVE

 
ARTÍCULO PRIMERO: Establecer el Cronograma de Transferencias documentales primarias para la vigencia 2023, en razón al deber que le asiste a la persona que administra y custodia el acervo documental en la oficina productora.
 

Ver Cronograma de Transferencias documentales [2]

 
ARTÍCULO SEGUNDO: La revisión del cumplimiento de la transferencia documental primaria se hará de acuerdo al procedimiento y cronograma de transferencias documentales en las dependencias de la Universidad del Cauca, el cual forma parte integra de esta resolución.
 
ARTÍCULO TERCERO: Una vez revisada la transferencia documental por el Área de Gestión Documental y si se encuentra conforme a la normatividad archivística, se viabilizará la recepción en el Archivo Central.
Sin embargo, si la transferencia documental llegare a presentar observaciones, estas deberán ser corregidas por el funcionario encargado de administrar y custodiar el archivo de gestión, en un tiempo máximo de quince (15) días.
 
ARTÍCULO CUARTO: Las dependencias que no han realizado transferencias documentales de las vigencias anteriores al año 2020, deberán transferir al Archivo Central el acervo documental de manera prioritaria, de conformidad con el tiempo de retención establecido en la Tablas de Retención Documental (Archivo de Gestión)
 
ARTÍCULO QUINTO: Para el traslado del acervo documental, una vez dado el visto bueno por parte del Área de Gestión Documental, la oficina productora deberá coordinar con anticipación con el Área de Transporte.
 
ARTÍCULO SEXTO: Publicar en la página web de la Universidad del Cauca
 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 
Se expide en Popayán, a los veintidós (22) días del mes de febrero de dos mil veintitrés (2023)
 
 
DEIBAR RENÉ HURTADO HERRERA
Rector