Circulares

Mayo 26 / 2023

Circular informativa sobre lineamientos para la contratación de prestación de servicios en el segundo semestre de la vigencia 2023

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 209 de la Constitución Política de 1991 relacionadas con los principios de la función administrativa, la ley 30 de 1992, el Acuerdo 064 de 2008, Acuerdo 051 de 2007 y los principios de la contratación pública, la Universidad del Cauca a través de su Vicerrectoría Administrativa, amablemente invita a todos los funcionarios con competencia para iniciar el proceso administrativo de contratación, a presentar las solicitudes de acuerdo a las necesidades propias de su dependencia para el adecuado cumplimiento de la misión institucional. 

Así mismo, la Vicerrectoría Administrativa como dependencia responsable de la Ordenación del Gasto de la Universidad del Cauca,  enmarcada en los principios de planeación y transparencia regulados por el Estatuto de Contratación y la Resolución R 1456 de 2017 [1], informa a todas las dependencias de la Universidad interesadas en este proceso, que deberán dar cumplimiento a cada una de las especificaciones que se indican más adelante.

Para estos efectos, el Área de Contratación ha establecido un CRONOGRAMA ESTIMADO para la revisión, aprobación y trámite de todas las solicitudes que sean de competencia de esta Vicerrectoría, según lo dispuesto en la Resolución Rectoral No. 0698 del 02 de agosto de 2022.

ALGUNAS CONSIDERACIONES

1. Las fechas de inicio de ejecución de contratos de prestación de servicios para el segundo semestre de la vigencia 2023 se sujetarán a lo dispuesto por el Acuerdo Académico 031 de 2022 Por medio del cual se (Establece el calendario académico para estudiantes regulares de los programas de pregrado, correspondiente al primer y segundo período académico de 2023), en tal sentido, para el segundo semestre del 2023 los contratos podrán iniciar su ejecución, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización, a partir del 01 de agosto de 2023 y con una fecha estimada de terminación del 22 de diciembre de 2023.

2. El procedimiento inicialmente se llevará a cabo haciendo uso del correo institucional, para lo cual deberá tenerse en cuenta: 

2.1 Enviar un solo correo por Dependencia incluyendo todas las solicitudes a realizar.

2.2 El correo debe ser institucional y personal del solicitante (Vicerrectores, jefes de Oficina, Directores de Centro, Profesionales Especializados, entre otros Funcionarios autorizados para solicitar ejecución de presupuesto).

2.3 Adjuntar el formato actualizado de LVMEN denominado PA-GA-5-FOR-38, Solicitud de contratación por OPS V3 [2] (Anexo 1) en formato Word por cada solicitud y la hoja de vida con los soportes en formato PDF.

3. Hoja de vida SIGEP: Para el caso de contratistas que aún se encuentren vinculados con la Universidad, deberán aportar el último documento validado y aprobado. No obstante, el cumplimiento de este requisito se verificará una vez se haya liquidado el contrato vigente a la fecha y realizado el trámite en la plataforma SIGEP. 

La Vicerrectoría Administrativa emitirá una circular sobre el procedimiento establecido para actualización, validación y aprobación en el SIGEP de las hojas de vida que correspondan a esta Ordenación del Gasto.

PROCEDIMIENTO:

1. REVISIÓN.

La revisión de las solicitudes es un acto responsable y objetivo que implica verificar el cumplimiento de las condiciones y/o requisitos de orden jurídico y presupuestal, que lo realiza personal de planta y contratistas de apoyo con conocimientos idóneos debidamente acreditados en las áreas del derecho y administración de empresas.

Bajo esta premisa, la recepción y revisión de las solicitudes que presenten las dependencias universitarias por medio de sus Jefes, Directores, Decanos y demás, se llevará a cabo PREVIAMENTE por el correo electrónico institucional contratacionops@unicauca.edu.co [3] A PARTIR DEL 29 DE MAYO Y HASTA EL 02 DE JUNIO DE 2023, de acuerdo a las fechas asignadas para cada dependencia, de la siguiente manera: 

2.  OBSERVACIONES A LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.

De la revisión de la solicitud y sus anexos, los profesionales en Derecho asignados a cada dependencia, enviaran una comunicación por correo institucional indicando las observaciones, solicitud de ajustes a la información y documentos y correcciones a que haya lugar. 

Nota importante: Estas observaciones se enviarán conservando la “cadena de correos” con el fin de mantener la trazabilidad y el seguimiento a cada solicitud.

Las observaciones se enviarán A PARTIR DEL 05 DE JUNIO Y HASTA EL 09 DE JUNIO DE 2023 desde el correo institucional de cada Abogado a la dependencia asignada para su verificación y posterior ajuste de la información, de ser el caso. De esta misma manera se recibirán los ajustes y /o correcciones por parte del personal de la Vicerrectoría Administrativa. 

Finalmente, el solicitante recibirá al correo institucional la confirmación de aceptación de su solicitud.

3. RECEPCIÓN EN MEDIO FISICO.

Con la confirmación de aceptación de cada solicitud de contratación, las dependencias por medio de su personal de apoyo a la gestión administrativa, radicarán en medio físico y con todas las formalidades de gestión documental en la Vicerrectoría Administrativa ubicada en la calle 4 No. 5-30 segundo piso, cada una de las solicitudes con sus respectivos anexos (aquellos enviados y aprobados en medio electrónico) haciendo uso de la lista de chequeo (formato PA-GA-5-OD-1 [4]) que para tal efecto se encuentran publicadas en el portal web- LVMEN. Los documentos son:

3.1 Certificación expedida por la División de Gestión del Talento Humano. 

3.2 Cotización del futuro contratista en la que indique el objeto del servicio, las actividades que va a realizar y el valor mensual de los honorarios debidamente firmada.

3.3 Hoja de vida del futuro contratista. Para el caso de contratistas que aún se encuentren vinculados con la Universidad, deberán realizar el trámite una vez se encuentre disponible en la plataforma SIGEP. No obstante, para la revisión previa por correo electrónico institucional, deberán aportar el último documento validado y aprobado.
3.4 Soportes de estudio y experiencia de acuerdo al perfil requerido en la solicitud de contratación.

3.5 Matrícula profesional (Si la profesión lo requiere).

3.4 Fotocopia cédula de ciudadanía

3.5 Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)

3.6 Certificación expedida por la entidad bancaria indicando el número de cuenta de ahorros o corriente a nombre del futuro contratista.

3.7 Para Persona Natural, planilla o certificación de afiliación al sistema de seguridad social.

3.8 Certificado de Antecedentes Fiscales.

3.9 Certificado de Antecedentes Judiciales

3.10 Certificado de Antecedentes Disciplinarios

3.11 Certificado de Medidas correctivas

3.12 Matriz de riesgos firmada y aceptada por el futuro contratista.

3.13 Copia Certificado médico previo ocupacional del futuro contratista, el cual deberá encontrarse vigente. La vigencia del requisito es de 3 años contados desde la fecha de expedición.

Cada solicitud con sus respectivos anexos deberá entregarse en original debidamente firmada, en medio físico de acuerdo a los lineamientos de esta circular, en carpeta institucional y acorde con la normativa de gestión documental.

Cada dependencia deberá radicar todas las solicitudes que se encuentren a su cargo, no se admitirá la entrega parcial de carpetas, con el fin de realizar una revisión presupuestal integra por dependencia.

De acuerdo a las disposiciones contenidas en el Acuerdo 064 de 2008 o Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca, una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización, es posible dar inicio a la ejecución contractual.

Universitariamente
 

JORGE ENRIQUE BARRERA MORENO

Vicerrector Administrativo

Universidad del Cauca 

Proyectó: Camilo Andrés Salazar Ortega-Contratista Vicerrectoría Administrativa.

Revisó y Ajustó:   Adriana M. Puscuz Bravo- Abogada contratista- Vicerrectoría Administrativa.

Aprobó: Gustavo Chaves Zúñiga, Profesional Universitario -  Vicerrectoría Administrativa

Ver Anexos

Anexo 1:  PA-GA-5-FOR-38 Solicitud de Contratación Directa V3.docx [2]

Anexo 2:  PA-GA-5-OD-1 Lista de chequeo para Contrato de Prestación de Servicio Inferior o Igual a 100 SMLMV V2.docx [4]