Circulares

Junio 15 / 2023

Circular Informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre trámite de pago por vigencias expiradas pendientes, a cargo de servidores públicos – supervisores y/o solicitantes

FECHA: 15 DE JUNIO DE 2023

PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA

DE:     VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

ASUNTO: TRÁMITE DE PAGO POR VIGENCIAS EXPIRADAS PENDIENTES, A CARGO DE SERVIDORES PÚBLICOS – SUPERVISORES Y/O SOLICITANTES.
 
Mediante Resolución R 290 [1] del 12 de abril de 2019, se ordenan medidas de impulso al Plan de Mejoramiento Institucional, que lo define así:
 

“Integra las acciones de mejoramiento que busca fortalecer el desempeño institucional hacia el cumplimiento de la misión y los objetivos estratégicos, teniendo en cuenta, entre otros, los compromisos adquiridos con los organismos de inspección, vigilancia y control externos e internos, como resultado de los procesos de auditoría, evaluación y autoevaluación”.

 
La Contraloría General de la República en el informe final de auditoría financiera realizada a la Universidad del Cauca en el año 2022, para la vigencia fiscal del año 2021, estableció como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, las vigencias expiradas, encontrando como causa:
 

“deficiente labor en la supervisión de los diferentes actos administrativos, ya que los compromisos no fueron liquidados, ni se suministró oportunamente la información necesaria al área financiera, para proceder a realizar el pago, la cuenta por pagar o la reserva presupuestal, lo cual afecta la ejecución presupuestal de la vigencia en la que se ordena su pago”.

 
Del Acuerdo Superior 051 [2] de 2007 por el cual se constituye la norma para el manejo financiero y presupuestal de la Universidad del Cauca, se resalta el principio de anualidad establecido en el artículo 7, numeral 6 en el que indica, que el año fiscal inicia el primero de enero y termina el 31 de diciembre de cada año, y conforme lo descrito en el artículo 32 de la norma ibídem, los compromisos debidamente adquiridos durante la vigencia respectiva y que no se cancelen durante este periodo, una vez cumplido el año fiscal, los saldos de apropiación expiran sin excepción, tal como se prevé en el artículo 33 del mencionado Acuerdo, así:
 

“Articulo 33 vigencia expirada: Entiéndase por vigencia expirada las obligaciones legalmente contraídas y que no quedaron incluidas en las reservas presupuestales y cuentas por pagar. Para su cancelación afectarán el presupuesto vigente siempre y cuando los servicios o bienes se hayan concebido dentro de las formalidades legales y que hubieren contado con la apropiación y registro presupuestal dentro de la vigencia que se causó”
 
(…).

 
Considerando lo anterior, desde la Vicerrectoría Administrativa, amablemente invitamos a todos los servidores públicos que ejercen funciones de supervisor sobre actos y contratos que a la fecha se hayan constituido como vigencia expirada, realicen los trámites y gestiones para cumplir con el pago siempre y cuando se haya recibido a satisfacción el bien, obra o servicio, teniendo en cuenta la siguiente información:
 

1. Los pagos por concepto de vigencia expirada cuya cuantía sea mayor a los cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes serán autorizadas por el Consejo Superior. Los pagos que no superen dicho monto serán autorizados por el Rector. (Inciso 2 del artículo 33 Acuerdo Superior 051 de 2007).
 
2. Para realizar el trámite administrativo el supervisor deberá enviar a la Vicerrectoría Administrativa un oficio de solicitud para el Consejo Superior o Rector según la cuantía, para la autorización del pago por vigencia expirada, con la información descrita a continuación:
 
A)   Una justificación la cual deberá contener los siguientes ítems y los soportes documentales de la información registrada:
 
Antecedentes que llevaron a la constitución de la vigencia expirada y situación que llevó al no pago en tiempos contractuales.
 
Número del contrato, año, objeto, plazo; modificatorios, adiciones, prórrogas pólizas y aprobación de pólizas; suspensiones y reinicios pólizas y aprobación de pólizas; pagos realizados; indicar si el contratista cumplió con el objeto contractual y si los bienes y servicios correspondientes se recibieron a satisfacción dentro de los plazos establecidos; pagos pendientes; indicar el número de registro presupuestal.
 
Razones por las cuales la reserva o cuentas por pagar caducó o no se constituyó.
 
B)   Informe ejecutivo – Vigencia expirada
 
C)   Aportar las evidencias que demuestren los requerimientos realizados al contratista, en cumplimiento de los requisitos para realizar el pago durante la vigencia.
 
D)   Certificación disponibilidad de recursos suscrito por la Tesorería de la División de Gestión Financiera de la Institución.
 
E)   Diligenciar y entregar los documentos de cuenta por pagar de acuerdo a la lista de chequeo de la División de Gestión Financiera.

 
Por otra parte, en caso de que la Dependencia no haya recibido el bien o servicio a satisfacción lo cual impide el pago al proveedor o contratista, deberá realizar la respectiva liquidación mediante el acto administrativo que corresponda, para la culminación del compromiso y la liberación del recurso.
 
Lo anteriormente mencionado es de estricto cumplimiento por parte de los supervisores y/o responsables de las solicitudes de bienes o servicios que se encuentran bajo la figura de Vigencias Expiradas, quienes ostentan la calidad de sujetos disciplinables en concordancia con el Artículo 44 de la Ley 1474 de 2011.
 
Finalmente, y cumpliendo con los compromisos asumidos por la institución ante el ente de control externo, se remitirá a la Autoridad Disciplinaria Interna competente para que se inicie las actuaciones disciplinarias a que haya lugar.
 
Nota: La relación de vigencias expiradas pendientes de trámite de pago, será enviada a cada una de las Dependencias por parte de la Vicerrectoría Administrativa.
 
Universitariamente,
 
 
JORGE ENRIQUE BARRERA MORENO        
Vicerrector Administrativo