Circulares

Enero 25 / 2024

Circular informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre contratación de transporte aéreo, alojamiento y alimentación en la vigencia fiscal 2024

FECHA: 25 DE ENERO DE 2024

PARA: VICERRECTORES, DECANOS, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES DE CENTRO, JEFES DE DEPARTAMENTO Y COORDINADORES DE PROGRAMA

DE: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

ASUNTO: CONTRATACIÓN DE TRANSPORTE AÉREO, ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN EN LA VIGENCIA FISCAL 2024.

Bajo los principios de planeación y austeridad en el gasto público y conforme a lo establecido en el Acuerdo Superior 051 [1] de 2007 o Estatuto Financiero y Presupuestal de la Institución, se comunica de manera atenta a la Comunidad Universitaria que se reciben solicitudes de certificados de disponibilidad presupuestal destinadas a gastos relacionados con transporte aéreo, alojamiento y alimentación, hasta el lunes, 29 de enero de 2024 - 4:00 p.m.

Cada solicitud deberá presentarse de manera independiente, abarcando un único tipo de gasto, cada comunicación debe contener:

1. Justificación de conveniencia y oportunidad de la necesidad, conforme a la normativa institucional vigente y lo dispuesto en el Plan de Austeridad en el Gasto vigente.

Solo se aprobaran aquellas solicitudes que se encuentren debidamente justificadas en el marco del Acuerdo Superior 051 de 2007 o Estatuto Financiero y Presupuestal, artículo 64 que a la letra dice:
 

“ARTÍCULO 64. – GASTOS DE ALOJAMIENTO, TRANSPORTE Y ALIMENTACIÓN. Se podrá con recursos propios celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento y/o transporte, de conferencistas y personal científico que por su destreza se requiera para el desarrollo del objeto misional de la Universidad.  
 
Los gastos de transporte aéreo preferiblemente sólo están permitidos en tarifa económica de acuerdo con las condiciones vigentes del contrato de Suministro Vigente con el intermediario calificado para este caso.  En caso de cambio de reserva por motivos personales, el funcionario respectivo será quien debe asumir la multa correspondiente.  Los gastos de viaje autorizados a contratistas deben estar enunciados en el respectivo contrato.  En los gastos de alimentación, se obrará con criterio de austeridad y sólo se podrán realizar en casos como los siguientes:  
 
1. Para el funcionamiento del Consejo Superior Universitario, Consejo Académico, y para reuniones de carácter académico o administrativo, previa justificación y bajo la responsabilidad del ordenador del gasto. 
 
2. Para el desarrollo de las actividades de extensión y capacitación, o en cumplimiento de contratos o convenios interinstitucionales, siempre y cuando estos estén justificados y se encuentren contemplados dentro del presupuesto de la actividad en un rubro de destinación específica.  
 
3. Cuando la Universidad sea sede de un encuentro, ceremonia, asamblea o reunión de delegados de organismos o grupos nacionales o internacionales, en aras de fortalecer su misión e imagen institucional.” 

2. Se resalta que para las solicitudes de alimentación solo se aprobarán aquellas que se encuentren atemperadas en la norma ibídem.

3. Especificar el presupuesto a afectar y el valor anual a contratar.

Es fundamental resaltar que los gastos mencionados deben ser estrictamente necesarios para garantizar el desarrollo del objeto misional a través de actividades académicas, administrativas, de investigación y/o proyección social, según el presupuesto asignado a cada unidad académica y administrativa.

Se aclara que estas necesidades únicamente serán atendidas mediante la suscripción de contratos, lo que contribuirá a mejorar la gestión de la contratación y asegurar la atención oportuna de las necesidades institucionales.

Agradecemos la colaboración y el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente circular, lo cual favorecerá en el manejo eficiente de los recursos y en el logro de los objetivos institucionales.

Universitariamente,

 
CIRO ALIRIO FIGUEROA LOPEZ
Vicerrector Administrativo (E)
R-0029 del 19/enero/2024