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Mayo 20 / 2024

Circular Informativa 005 de la Vicerrectoría Administrativa sobre segundo requerimiento para la contratación adicional de transporte aéreo, alojamiento y alimentación en la vigencia fiscal 2024

FECHA: 20 DE MAYO DE 2024
 
PARA: VICERRECTORES, DECANOS, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES DE CENTRO, JEFES DE DEPARTAMENTO Y COORDINADORES DE PROGRAMA
 
DE: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

ASUNTO: SEGUNDO REQUERIMIENTO:  PARA LA CONTRATACIÓN ADICIONAL DE TRANSPORTE AÉREO, ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN EN LA VIGENCIA FISCAL 2024.
 
Bajo los principios de planeación y austeridad en el gasto público y conforme a lo establecido en el Acuerdo Superior 051 [1] de 2007 o Estatuto Financiero y Presupuestal de la Institución, y a la circular informativa [2] No.5-12.27001 del 25 de enero de 2024, por medio de la cual se comunicó a la Comunidad Universitaria que se debían recepcionar las solicitudes de certificados de disponibilidad presupuestal destinadas a gastos relacionados con transporte aéreo, alojamiento y alimentación, hasta el martes, 29 de enero de 2024 - 4:00 p.m.
 
Atendiendo a lo anterior, la Universidad del Cauca adjudicó los contratos No. 5.5-17.15/020 TIQUETES AÉREOS, 5.5-17.15/017 ALOJAMIENTO y 5.5-17.15/032 ALIMENTACIÓN, los cuales se encuentran en ejecución, y por tal razón no se autorizará avances por estos conceptos.
 
Que ante la Vicerrectoría Administrativa se están radicando nuevas solicitudes relacionadas con los servicios contratados, lo que conlleva a generar adiciones presupuestales mediante otrosí modificatorios a los contratos iniciales, lo que configura una falta al principio de la planeación institucional.
 
En aras de atender todas las solicitudes de acuerdo con las necesidades adicionales presentadas en las dependencias de la Universidad del Cauca, se recibirán solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal destinadas a gastos relacionados con transporte aéreo, alojamiento y alimentación, hasta el jueves 30 de mayo de 2024 - 5:00 p.m.
 
Toda solicitud que se radique con fecha posterior a la indicada anteriormente se regresará al solicitante sin trámite.
 
Cada solicitud deberá presentarse de manera independiente, abarcando un único tipo de gasto, cada comunicación debe contener:
 
1.    Justificación de conveniencia y oportunidad de la necesidad, conforme a la normativa institucional vigente y lo dispuesto en el Plan de Austeridad en el Gasto vigente.
 
Solo se aprobarán aquellas solicitudes que se encuentren debidamente justificadas en el marco del Acuerdo Superior 051 de 2007 o Estatuto Financiero y Presupuestal, artículo 64 que a la letra dice:
 

“ARTÍCULO 64. – GASTOS DE ALOJAMIENTO, TRANSPORTE Y ALIMENTACIÓN. Se podrá con recursos propios celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento y/o transporte, de conferencistas y personal científico que por su destreza se requiera para el desarrollo del objeto misional de la Universidad.  
 
Los gastos de transporte aéreo preferiblemente sólo están permitidos en tarifa económica de acuerdo con las condiciones vigentes del contrato de Suministro Vigente con el intermediario calificado para este caso.  En caso de cambio de reserva por motivos personales, el funcionario respectivo será quien debe asumir la multa correspondiente.  Los gastos de viaje autorizados a contratistas deben estar enunciados en el respectivo contrato.  En los gastos de alimentación, se obrará con criterio de austeridad y sólo se podrán realizar en casos como los siguientes:  
 
1. Para el funcionamiento del Consejo Superior Universitario, Consejo Académico, y para reuniones de carácter académico o administrativo, previa justificación y bajo la responsabilidad del ordenador del gasto. 
 
2. Para el desarrollo de las actividades de extensión y capacitación, o en cumplimiento de contratos o convenios interinstitucionales, siempre y cuando estos estén justificados y se encuentren contemplados dentro del presupuesto de la actividad en un rubro de destinación específica.  
 
3. Cuando la Universidad sea sede de un encuentro, ceremonia, asamblea o reunión de delegados de organismos o grupos nacionales o internacionales, en aras de fortalecer su misión e imagen institucional.” 

 
2.    Se resalta que para las solicitudes de alimentación solo se aprobarán aquellas que se encuentren atemperadas en la norma ibídem.
 
3.    Especificar el presupuesto a afectar y el valor anual a contratar.
 
Es fundamental resaltar que los gastos mencionados deben ser estrictamente necesarios para garantizar el desarrollo del objeto misional a través de actividades académicas, administrativas, de investigación y/o proyección social, según el presupuesto asignado a cada unidad académica y administrativa.
 
Se aclara que las nuevas necesidades únicamente serán atendidas mediante la suscripción de un solo otrosí modificatorio a los contratos iniciales. lo que contribuirá a generar la cultura de planeación, mejorando así la gestión de la contratación y asegurar la atención oportuna de las necesidades institucionales.
 
Agradecemos la colaboración y el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente circular, lo cual favorecerá en el manejo eficiente de los recursos y en el logro de los objetivos institucionales.
 
Universitariamente,
 
JORGE ENRIQUE BARRERA MORENO
Vicerrector Administrativo