Circular sobre el cierre de año vigencia Fiscal 2010

Emitido por: Vicerrectoría Administrativa
Dirigido a: Funcionarios

Para: Rectoría, Secretaría General, Vicerrectoría Académica, de Cultura y Bienestar y de Investigaciones, Decanos de Facultades, Directores de Institutos de Estudios de Postgrado, Jefes de División, Jefes de Oficina, Directores de Centros y Proyectos, Profesionales Responsables de Áreas.

Asunto: Cierre de año vigencia Fiscal 2010.

Fecha: Popayán, 11 de noviembre de 2010.

Cordial saludo.

Con motivo del cierre de la vigencia del año 2010, y teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad, agradezco a la comunidad universitaria dar cumplimiento a la programación de entrega de documentos prevista en la presente circular:

I. Generalidades

1. Se recuerda que está prohibido adquirir compromisos sin la previa autorización del ordenador del gasto y sin registro presupuestal suscrito por la División Financiera, según lo establece el Acuerdo 051 de 2007 en sus Artículos 26, 27 y 28. En consecuencia, tendrá responsabilidad disciplinaria y fiscal el funcionario que los adquiera.

2. Toda orden de pago que esté en proceso y que no se ajuste a las fechas indicadas en esta circular, deberá centralizarse en la Vicerrectoría Administrativa.

3. El funcionario que no entregue los documentos para los trámites respectivos dentro de este cronograma y ante la Vicerrectoría Administrativa, será responsable de este pago ante el beneficiario sin perjuicio de la responsabilidad que tratan el Estatuto Financiero y Presupuestal y el Estatuto de Contratación de la Universidad.

II. Cronograma cierre de vigencia

1. Solicitudes

a. Las solicitudes de AVANCE por cualquier concepto, serán recibidas en la Vicerrectoría Administrativa hasta el 18 de noviembre de 2010. En ellas se deben contemplar todas las actividades de fin de año.

b. Las solicitudes de pago de SERVICIOS PÚBLICOS del mes de noviembre y diciembre se recibirán en la Vicerrectoría Administrativa máximo hasta el 17 de diciembre de 2010, con el fin de pagar oportunamente y sin recargos.

c. Las solicitudes de ÓRDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS se recibirán en la Vicerrectoría Administrativa hasta el 22 de noviembre y su respectiva legalización deberá realizarse máximo hasta el 30 de noviembre de 2010.

d. Las solicitudes de ADQUISICIÓN DE BIENES PARA CONVENIOS Y CONTRATOS se recibirán en la Vicerrectoría Administrativa hasta el 22 de noviembre y su respectiva legalización deberá realizarse máximo hasta el 30 de noviembre de 2010.

2. Legalizaciones

a. De las CAJAS MENORES se recibirán en la Vicerrectoría Administrativa hasta el 25 de noviembre de 2010.

b. De AVANCES

1. Los avances girados para comisiones hasta el 30 noviembre de 2010 deberán ser legalizados en la División Financiera, a más tardar el día 3 de diciembre de 2010.

2. Los avances girados para comisiones de servicios entre el 1 de diciembre y 17 diciembre deberán ser legalizados en la División Financiera, a más tardar el día 20 de diciembre de 2010.

c. De conformidad con el Acuerdo 051 de 2007, Estatuto Financiero y Presupuestal, al cierre de la vigencia fiscal los avances y cajas menores deberán quedar debidamente legalizados, por consiguiente se dará orden de no pago para quienes no hayan cumplido con este requerimiento dentro de las fechas establecidas en los literales a y b del presente numeral.

3. Certificaciones

a. La recepción de las certificaciones donde conste el recibo a satisfacción del objeto de la orden de servicio, monitorías y/o contratos, y la demás documentación necesaria para la elaboración de la orden de pago, se hará hasta el 10 de diciembre de 2010 en las instalaciones de la Vicerrectoría Administrativa.

b. Los documentos necesarios e indispensables para el pago de REINTEGRO POR VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE, por comisiones autorizadas previamente por el Vicerrector Administrativo se recibirán hasta el 24 de noviembre de 2010.

NOTA: Quien no presente la documentación mencionada hasta esta fecha, en forma automática le será anulada la disponibilidad presupuestal, el día 25 de noviembre de 2010.

c. La Dirección de Servicios Administrativos - Área Comercial recibirá los bienes contratados y facturas hasta el 10 de diciembre de 2010.

d. La Dirección de Servicios Administrativos - Área Comercial entregará bienes para el servicio universitario hasta el 14 de diciembre de 2010.

e. Las Granjas y Parques Temáticos “la Sultana y Rejoya” entregarán a más tardar el 10 de diciembre los documentos que afecten los movimientos de las cuentas de propiedad planta y equipo y pertenecientes al Balance del Área Comercial para el trámite respectivo.

f. La Oficina Jurídica entregará certificación de los convenios y/o contratos que fueron liquidados en el año 2010 a más tardar el 10 de diciembre de 2010.

g. La Oficina Jurídica entregará certificación de los procesos jurídicos a favor y en contra de la Universidad del Cauca, al día siguiente del cierre de los despachos judiciales para la vigencia de 2010.

h. La Oficina Jurídica entregará certificación de la metodología y valor calculado por cada proceso judicial para realizar el registro de la provisión de contingencias (procesos jurídicos), a más tardar el 22 de diciembre de 2010.

4. Proceso de Nómina

a. Las solicitudes sobre retiros de personal que se requieran hacer efectivos a partir del 1 de enero del año 2011, se recibirán en la División de Recursos Humanos hasta el 25 de noviembre del año en curso.

b. Las novedades adicionales del personal que afectan la liquidación de nómina de diciembre deberán reportarse hasta el 1 de diciembre de 2010, en la División Recursos Humanos, incluida la relación de programación de Horas Extras del mes de diciembre de 2010.

c. Las nóminas de reconocimiento de pagos al personal administrativo, docente y pensionados se deberán entregar a la División Financiera a más tardar el 13 de diciembre de 2010, con el respectivo cierre en la base de datos.

d. Los formularios, listados y certificaciones para el pago de autoliquidaciones de aportes de seguridad social y cesantías, I.C.B.F y COMFACAUCA y demás contribuciones del mes de diciembre se recibirán en la División Financiera en forma completa, a más tardar el 17 de diciembre de 2010, con el respectivo cierre en la base de datos.

e. La nómina de Honorarios del Consejo Superior del mes de diciembre se recibirá en la División Financiera a más tardar el 22 de diciembre de 2010.

5. Elaboración órdenes de pago

a. La Dirección de Servicios Administrativos - Área Comercial entregará a la División Financiera las notas de alta por el recibo a satisfacción a más tardar el 15 de diciembre de 2010.

b. La Vicerrectoría Administrativa entregará la documentación requerida y en forma completa a la División Financiera para la elaboración de la orden de pago, a más tardar el 17 de diciembre de 2010.

c. La Dirección de Servicios Administrativos – Área de Edificios entregará a la División Financiera las actas de recibo de obra civil parcial o definitiva a más tardar el 20 de diciembre de 2010.

6. Elaboración comprobantes de egreso y entrega al beneficiario

a. La División Financiera realizará giros hasta el 22 de diciembre de 2010.

b. La División Financiera entregará a los beneficiarios de pago los documentos respectivos hasta el 23 de diciembre de 2010.

7. Elaboración de cuentas de cobro

a. Se recibirán en la Vicerrectoría Administrativa –Crédito y Cobranzas- las solicitudes de elaboración de cuentas de cobro hasta el 10 de diciembre de 2010.

8. Conciliaciones ejecución de convenios y/o contratos

a. Los coordinadores de Convenios y/o Contratos deberán acercarse a más tardar el 17 de noviembre del presente año, a la División Financiera para coordinar el cierre de la ejecución financiera de los convenios y/o contratos que están ejecución.

b. La Dirección de Servicios Administrativos- Área Comercial conciliará la información correspondiente a diciembre 2010 con el Área de Transporte a más tardar el 13 de diciembre del presente año.

c. La Dirección de Servicios Administrativos - Área Comercial conciliará la información correspondiente a diciembre de 2010 con la Oficina Jurídica a más tardar el 14 de diciembre del presente año.

d. La Dirección de Servicios Administrativos - Área Comercial conciliará la información correspondiente a diciembre de 2010 con el Área de Equipos a más tardar el 15 de diciembre del presente año.

e. La Dirección de Servicios Administrativos - Área Comercial conciliará la información correspondiente a diciembre de 2010 con las Granjas y Parques Temáticos la Sultana y Rejoya a más tardar el 16 de diciembre del presente año.

f. La Dirección de Servicios Administrativos - Área Comercial conciliará la información correspondiente a diciembre de 2010 con el Área de Edificios a más tardar el 17 de diciembre del presente año.

g. La Dirección de Servicios Administrativos- Área Comercial conciliará la información correspondiente al Balance del Área Comercial (Propiedad Planta y Equipo) con corte a 31 de diciembre de 2010, con la División Financiera en el mes de enero de 2011.

h. La Oficina Jurídica conciliará la información correspondiente a convenios y/o contratos en ejecución, procesos judiciales con corte a 31 de diciembre de 2010 con la División Financiera en el mes de enero de 2011.

i. El Área de Crédito y Cobranzas conciliará la información correspondiente y con corte a 31 de diciembre de 2010 con la División Financiera en el mes de enero de 2011.

Universitariamente,

Juan Manuel Quiñones Pinzón
Vicerrector Administrativo.

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