Noviembre 18 / 2011
Circular sobre uso de tintas húmedas y micropuntas para la producción documental
Número del documento:
05 de 2011Emitido por: Secretaría General
Dirigido a: Docentes, Funcionarios
PARA: RECTORÍA, VICERRECTORÍAS, DECANATURAS, OFICINAS ASESORAS, DIVISIONES, CENTROS, INSTITUTOS DE POSGRADO Y DEMÁS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS.
DE: COMUNICACIÓN NORMATIVA INSTITUCIONAL – GESTIÓN DOCUMENTAL.
ASUNTO: USO DE TINTAS HÚMEDAS Y MICROPUNTAS.
FECHA 16 DE NOVIEMBRE DE 2011.
Tal y como se ha venido informando en repetidas ocasiones en cada una de las dependencias administrativas y académicas, para garantizar la adecuada preservación y conservación de la documentación producida por la Institución, tanto en sus características materiales como en la información que contienen, es necesario utilizar materiales cuya calidad garanticen su permanencia y durabilidad.
Así, para la documentación que por criterios archivísticos, características y valores primarios o secundarios se establezca que es o puede ser potencialmente de conservación permanente, se debe tener en cuenta NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA HÚMEDA (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente, entre otros) PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.
Tales bolígrafos por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento presentan pérdida de legibilidad en la información. Esta situación ha sido detectada en documentos que han sido trasferidos al archivo central por cada una de las dependencias de la Institución.
Consecuencialmente, se recomienda al Área Comercial abstenerse de adquirir y suministrar a las diferentes unidades académicas y administrativas, elementos de trabajo que contengan estas características, debido a que se deben tomar las previsiones necesarias para normalizar el uso de esferográficas, que no presenten los problemas aludidos.
Laura Ismenia Castellanos Vivas
Secretaria General.
Universidad del Cauca.
