Febrero 11 / 2013
Circular sobre facturación a través del Sistema Integrado de Recaudos (SQUID)
Emitido por: Vicerrectoría Administrativa
Dirigido a: Funcionarios
Destinatarios específicos: Dependencias de Unicauca.
Fecha: 7 de febrero de 2013.
Asunto: Facturación a través del Sistema Integrado de Recaudos (SQUID).
La Vicerrectoría Administrativa informa que debido a los inconvenientes que se están presentado en el proceso de facturación que manejan las diferentes dependencias universitarias, se detalla a continuación el procedimiento a seguir cuando se elabora una factura en el Sistema Integrado de Recaudo (SQUID).
• Para el caso de la facturación de laboratorios, repeticiones y habilitaciones se debe registrar por la forma FACT (maestro de facturas) con documento 02 y en el campo Detalle se debe colocar el nombre de la repetición, laboratorio o habilitación y su respectivo periodo académico; no se debe llenar en ningún caso ese espacio con puntos o letras que no indiquen el detalle de la facturación. Ejemplo Repetición de Matemáticas IIP de 2010.
• El facturador debe expedir por cada laboratorio, repetición o habilitación que facture, facturas por separado independiente de que sea para el mismo solicitante.
• Todas las facturas que se elaboren se deben facturar con el número de la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad.
• Cuando se esté realizando una factura y el tercero no exista (identificación de la persona que esta solicitando el servicio), se deben comunicar con el funcionario Elmer Jurado en la División Financiera a la extensión 1172 y suministrarle datos completos (nombre, apellido, dirección de residencia, teléfono, dirección de correo electrónico) de la persona para la creación del nuevo tercero.
• Para los diferentes servicios que se facturen en el campo destino se debe colocar el programa al que pertenece el solicitante y no la Facultad.
• Para el caso de la facturación de las materias por extensión el destino será la dirección de la Facultad o el departamento al que pertenece la materia.
• Se debe informar a la persona que solicita la factura que de no pagarla debe reportarla o devolverla para que el facturador diariamente haga la remisión a la División Financiera, para su respectiva anulación, de no ser así el solicitante quedaría con la deuda.
• La persona que factura debe tener claro para los destinos, la diferencia entre las tecnologías y la profesionalización. Ejemplo: la profesionalización en Administración Financiera y la Tecnología en Administración Financiera y colocar en ese campo el nombre del programa al que realmente pertenece el estudiante, así mismo especificarlo en el detalle.
• Bajo ninguna circunstancia los funcionarios deberán facturar el seguro estudiantil por el sistema de recaudo SQUID dado que este procedimiento se maneja directamente desde la Vicerrectoría Administrativa, tampoco los diferentes servicios de matrícula, excepto previa autorización.
• Cuando en una dependencia se notifique del traslado de un funcionario y este tenga acceso al aplicativo, el jefe inmediato deberá informar por escrito a la Vicerrectoría Administrativa con el fin de inactivarlo o realizarle el traslado respectivo de manera interna en el Sistema de Recaudos.
• Si en una dependencia se crea la necesidad de la utilización del aplicativo para cualquiera de sus funciones, el jefe inmediato deberá hacer la solicitud por escrito ante la Vicerrectoría Administrativa e informar a que funcionario se le debe crear el perfil.
• Para la creación de conceptos (códigos squid) a facturar, el responsable deberá realizar la solicitud por escrito ante la Vicerrectoría Administrativa acompañada del respetivo acto administrativo (Resolución o Acuerdo).
• La actualización de tarifas se realizarán al inicio de cada año, cuando estén respaldadas por un acto administrativo. Si no existe, la dependencia encargada o responsable deberá tramitarla ante los entes competentes.
• Para la facturación de los arrendamientos y alquileres de espacios universitarios, el facturador debe especificar en el Detalle el mes que están cancelando.
Universitariamente,
Luis Carlos Ayala Caldas
Vicerrector Administrativo.
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