Febrero 25 / 2013
Resolución R-117 de 2013 sobre el trámite de Peticiones, Quejas y Reclamos en Unicauca
Emitido por: Rectoría
Dirigido a: Comunidad universitaria
Por la cual se reglamenta el Trámite de Peticiones, Quejas y Reclamos en la Universidad del Cauca.
El Rector de la Universidad del Cauca, en uso de sus facultades legales, conferidas por el Acuerdo 0105 de 1993 o Estatuto General y,
CONSIDERANDO
El Gobierno Nacional expidió la Ley 1437 de 2011 en la cual se regula el trámite del Derecho de Petición.
Se hace necesario ajustar la normatividad institucional a las nuevas disposiciones y prácticas administrativas frente al trámite de las Peticiones, Quejas y Reclamos a fin de brindar una respuesta pertinente al usuario.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el trámite de las Peticiones, Quejas y Reclamos al interior de la Universidad del Cauca.
ARTÍCULO SEGUNDO: Definiciones:
1. Derecho de Petición: Es toda solicitud que se presente ante las autoridades de la Universidad del Cauca, lo que implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo.
El ejercicio del derecho de petición es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado.
1.1 Derecho de Petición de Información: Es solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones, funciones, obligaciones de la Universidad del Cauca y sus distintas dependencias.
1.2 Derecho de Petición de Documentación: Es el requerimiento orientado a obtener copias o fotocopias de documentos que reposen en la Entidad. Los costos de la expedición de fotocopias estarán a cargo del solicitante, de acuerdo con las tarifas fijadas para el efecto por la Universidad del Cauca.
Las solicitudes que versen respecto a documentos debidamente publicados, se resolverán indicando el link de la respectiva pagina Web.
1.3 Derecho de Petición de Consulta: Es la solicitud relacionada con los temas de la Universidad y dentro del marco de su competencia, cuya respuesta es un concepto, de no obligatorio cumplimiento o ejecución.
2. Queja: Es la manifestación de insatisfacción respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la Entidad en desarrollo de sus funciones.
3. Reclamo: Es la manifestación de insatisfacción sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los servicios ofrecidos por la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO: Formulación de peticiones, quejas y reclamos: Toda persona podrá presentar sus solicitudes ante la Universidad del Cauca en los siguientes términos:
1. Por escrito: Se deberá presentar únicamente en la Ventanilla Única de radicación del Área de Gestión Documental de la Institución, por lo tanto los funcionarios de la Universidad del Cauca deberán tramitar las solicitudes que contengan el número de Ventanilla Única y el oficio de direccionamiento de Secretaría General.
El Área de Gestión Documental está en la obligación de tramitar con prioridad la radicación y despacho de las peticiones, quejas o reclamos.
2. Por medios electrónicos: La Universidad del Cauca establece los correos institucionales quejasreclamos@unicauca.edu.co y anticorrupcion@unicauca.edu.co para la formulación de peticiones, quejas y reclamos, y denuncias por actos de corrupción, respectivamente.
En el evento de que una petición, queja o reclamo se envíe directamente al correo institucional de algún funcionario, éste lo deberá remitir inmediatamente al correo quejasreclamos@unicauca.edu.co para asignarle número de Ventanilla Única, registrarlo en el sistema P.Q.R. y trasladarlo al funcionario competente. En todo caso los términos empezarán a contar a partir de la fecha de la radicación en Ventanilla Única, según lo dispuesto en el Artículo cuarto de esta Providencia.
La solicitud presentada en día no laboral, se registrará y tramitará al día hábil siguiente.
Las respuestas dadas a los solicitantes por medio electrónico se enviarán con copia al correo electrónico quejasreclamos@unicauca.edu.co para ser descargadas en el Sistema de P.Q.R.
3. Verbales: Es obligación de todo funcionario responder las solicitudes, inquietudes o quejas que se presenten en forma verbal, salvo que no cuente con la información o los recursos suficientes para satisfacer la petición. En este último caso el funcionario dejará por escrito la solicitud del usuario en el Formato ME-GM-2.1-FOR-3 y lo tramitará como una petición escrita.
A solicitud del peticionario se expedirá constancia de la presentación de la solicitud.
ARTÍCULO CUARTO: Obligatoriedad de dar respuesta: Todo funcionario que por competencia le sea remitida una petición, queja o reclamo estará en obligación de responder en forma directa al solicitante, a la dirección de correspondencia o correo electrónico, con copia a la Secretaría General de la Universidad del Cauca, a fin de ser registrada y descargada del sistema P.Q.R., como se indica en el Artículo tercero de la presente providencia.
Si el destinatario de una P.Q.R determina la falta competencia para resolver de fondo una o más de las solicitudes, éste deberá redireccionar inmediatamente la P.Q.R. al funcionario u organismo competente, cuya copia deberá enviar a la Secretaría General de la Universidad del Cauca.
ARTÍCULO QUINTO: Trámite de las quejas y reclamos: La Secretaría General se encargará de recibir y tramitar las quejas y reclamos que se presenten a través de los diferentes medios habilitados por la Universidad del Cauca para tal fin.
Una vez presentada la queja o reclamo se procederá a dar traslado al funcionario competente, correspondiendo al Jefe de la dependencia el conocimiento del asunto quien indagará sobre los motivos de la queja o reclamo e implementará los correctivos que sean necesarios. Igualmente dará respuesta al interesado, enviando copia de la misma a la Secretaría General para su seguimiento.
Si en concepto del Funcionario competente la queja amerita que se estudie la posibilidad de iniciar investigación disciplinaria, éste dará traslado de la misma al Grupo de Control Interno Disciplinario de la Universidad del Cauca, para que se adelante el trámite pertinente.
Dado el caso en que concurra una queja y un derecho de petición, la remisión que se realice al Grupo de Control Interno Disciplinario agotará el trámite de la queja frente a la presunta irregularidad, pero no eximirá de la obligación de responder los asuntos que queden pendientes.
ARTÍCULO SEXTO: Respuesta a Peticiones, Quejas o Reclamos: Para todos los efectos, los términos para dar respuesta a las Peticiones, Quejas y Reclamos se contarán desde el día siguiente de su radicación, así:
1. Por regla general, el término para dar respuesta a las Peticiones, Quejas y Reclamos – P.Q.R. es de quince (15) días hábiles.
2. La solicitud de información tiene un término de diez (10) días hábiles.
3. La solicitud de de documentos tiene un término de (10) días hábiles.
4. Las consultas tendrán treinta (30) días hábiles para ser emitido el concepto.
Las peticiones, quejas o reclamos deberán ser resueltas en los términos legales, en forma clara, precisa, en concordancia con lo solicitado y solucionando sustancialmente el objeto que le dio origen. Cuando no se pueda dar respuesta dentro del término legal, se deberá informar esta situación al solicitante por escrito con indicación de la fecha en la cual se le resolverá.
Copia de las respuestas y actuaciones realizadas relacionadas con las Peticiones, Quejas o Reclamos deberán ser remitidas a la Secretaría General de la Universidad del Cauca, con el respectivo recibido o número de guía. En el caso de respuestas dadas a través de correo electrónico, se deberá enviar con copia al correo quejasreclamos@unicauca.edu.co .
ARTÍCULO SÉPTIMO: La Secretaría General, una vez reciba la P.Q.R., la redireccionará al funcionario competente para que tramite y otorgue respuesta de fondo al peticionario, la registrará en el sistema de P.Q.R. para el seguimiento correspondiente y presentará un informe semestral al Rector sobre el desarrollo de estas actividades.
ARTÍCULO OCTAVO: En todo lo no regulado por esta Resolución se aplicará lo dispuesto en la ley 1437 de 2011 y las normas que la modifiquen o sustituyan.
ARTÍCULO NOVENO: La presente Resolución rige a partir del 18 de marzo de 2013 y deroga todas las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución Rectoral número 146 de 2007.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Se expide en Popayán, a los 25 días de febrero de 2013
Juan Diego Castrillón Orrego
Rector
