Información cuatrimestral del Sistema de Control Interno (SCI)

Emitido por: Rectoría
Dirigido a: Comunidad universitaria

De: Rectoría y Oficina de Control Interno.
Para: Universitarios responsables de procesos.
Asunto: Información Cuatrimestral del Sistema de Control Interno (SCI).
Fecha: 9 de mayo de 2013

La Universidad del Cauca, en coherencia con las políticas del Alto Gobierno sobre modernización administrativa y fortalecimiento de los mecanismos de control de la gestión pública, y en cumplimiento de la Ley 1474 del 2011 o Estatuto Anticorrupción, debe rendir y publicar el informe cuatrimestral sobre el estado del Sistema de Control Interno (SCI), bajo los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Como quiera que la evaluación del Sistema se basa en la información evidenciada de cada proceso, se solicita de cada responsable, informar, en la misma periodicidad: 15 de julio, 15 de noviembre del 2013; 15 de marzo del 2014, y sucesivamente, sobre los siguientes componentes y elementos, según su responsabilidad en ellos y su competencia funcional:

1. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO

1.1. Ambiente de Control: Acuerdos, compromisos o protocolos éticos; Desarrollo del Talento Humano; Estilo de Dirección:

- Actividades de difusión y de aplicación a la solución de conflictos, de los valores y principios éticos universitarios.

- Actividades de capacitación del periodo, basado en el Plan Institucional de Capacitación (PIC 2012-2015), y los registros de evaluación sobre la pertinencia y el impacto al desempeño laboral.

- Actividades de inducción o reinducción sobre la cultura organizacional, y orientaciones técnicas de actualización en el ejercicio del empleo.

- Actividades de evaluación al desempeño, sus resultados e incidencias en el Plan de Capacitación.

- Actividades de publicidad y difusión de políticas de gestión del talento humano.

- Actividades de retroalimentación y participación de los diferentes niveles en los procesos universitarios.

- Actividades de seguimiento y cumplimiento al Plan de Mejoramiento Institucional.

1.2. Direccionamiento Estratégico: Planes y Programas; Modelo de Operación por Procesos; Estructura Organizacional.

- Actividades de seguimiento al Plan de Desarrollo, los Planes de Acción, sus programas y proyectos, a través de los indicadores.

- Actividades de revisión a la Estructura Organizacional y al Mapa de Procesos.

- Actividades de actualización del Manual de Funciones.

1.3. Administración del Riesgo: Contexto Estratégico, identificación, análisis, valoración, políticas de Administración.

- Actividades de seguimiento y actualización del Mapa de Riesgos Institucional de Gestión y Mapa de Riesgos de Corrupción.

- Actividades de seguimiento, con base en los indicadores, a las acciones de los Mapas de Riesgos, y evaluación de su efectividad.

- Actividades de revisión por la Alta Dirección al tratamiento de riesgos, y del cumplimiento de las políticas de Administración del Riesgo.

2. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN

2.1. Actividades de Control: Políticas de Operación; Procedimientos; Controles; Indicadores; Manual de Procedimientos.

- Actividades de revisión y ajustes al Manual de procesos y procedimientos, en concordancia con la Estrategia actual.

- Actividades de seguimiento a los indicadores y su efectividad como herramientas de control a la operación del proceso y a la gestión.

2.2. Información: Información Primaria; Información Secundaria; Sistemas de Información.

- Actividades de actualización de las Tablas de Retención Documental.

- Actividades de seguimiento y retroalimentación a la información, para la toma de decisiones, la planeación, ejecución y evaluación de la gestión.

- Actividades de actualización y/o mantenimiento a los sistemas de información.

2.3. Comunicación Pública: Comunicación Organizacional; Comunicación Informativa; Medios de Comunicación.

- Mecanismos de información y sensibilización sobre las formas de participación ciudadana.

- Información sobre programas, servicios, contratos o administración de recursos para propiciar la participación ciudadana.

- Mecanismos de Rendición de Cuentas.

- Registro de seguimiento y evaluación a los canales de comunicación internos.

- Registros de análisis y valoración por la Alta Dirección, de la información proveniente de los servidores.

- Informes a la Dirección sobre el proceso de peticiones, quejas y reclamos y su realimentación para las decisiones.

- Registros de las publicaciones de la gestión y resultados, conforme a las normas (Estatuto Anticorrupción, estrategia antitrámites).

- Registros sobre difusión de trámites, su simplificación, racionalización y actualización.

- Registros de revisión y/o actualización de los métodos, recursos e instrumentos de divulgación de la información.

- Mecanismos y medios de comunicación: boletines, prensa, cartelera, intranet, noticieros.

- Utilidad de los mecanismos y medios para el ejercicio del control sobre las decisiones (veedurías, comunidad), en un clima de confianza entre los servidores, ciudadanía y órganos de control.

- Plan Estratégico de comunicación para el uso adecuado de los medios y mecanismos de comunicación.

3. SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN.

3.1. Autoevaluación: Autoevaluación del Control; autoevaluación de gestión.

- Registros de autoevaluación de cada componente del Sistema.

- Registros de análisis de los resultados obtenidos con la aplicación de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, frente a las metas y rangos de gestión, y medidas adoptadas.

- Análisis del conjunto de controles e indicadores y su necesidad de replantearlos o eliminarlos.

- Registros de seguimiento y control a la gestión, mediante instrumentos de control adoptados en los planes, procesos y procedimientos.

3.2. Evaluación Independiente: Evaluación Independiente del SCI; Control Interno; Auditoría Interna.

- Informes de evaluación del SCI.

- Informes de evaluación a procesos o áreas, programados o resultantes de eventualidades que obliguen a ello.

- Programa Anual de Auditoría Interna.

3.3. Planes de Mejoramiento: Planes de Mejoramiento por Procesos; Planes de Mejoramiento Individual.

- Registros de seguimiento a planes de mejoramiento por procesos.

- Registros de seguimiento a planes de mejoramiento individual.

La Rectoría será garante de la obligación y compromiso que de cada responsable de proceso asume, tanto en hacer seguimiento a cada uno de los componentes y elementos del Sistema de Control Interno, como en proporcionar la información oportuna, concisa y veraz, en aras de permitir que la Institución emita un informe objetivo y real acerca de su nivel de desarrollo y efectividad.

Universitariamente,

Juan Diego Castrillón Orrego
Rector.

Lucia Amparo Guzmán Valencia
Jefe Oficina de Control Interno.

Enlace relacionado

Quinto informe pormenorizado del Sistema de Control Interno de Unicauca [1]

Mayor información

Lucía Amparo Guzmán Valencia.
Jefe Oficina Asesora de Control Interno.
Teléfono: 8209900 ext. 1362.
Correo electrónico: cinterno@unicauca.edu.co

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