Agosto 28 / 2013
Comunicado sobre la racionalización de trámites: Si cambiamos todos ganamos
Emitido por: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Dirigido a: Comunidad universitaria
Si cambiamos todos ganamos
La Ley 962 de 2005 dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley.
En tal virtud, tiene por objeto suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales que la rigen.
La Directiva Presidencial No. 04 de 2012 hace referencia a la eficiencia administrativa y a los lineamientos de la política de cero papel en la administración pública. Con el fin de avanzar en estos dos aspectos, los organismos y entidades destinatarias de la presente directiva deberán identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades.
¿Qué es racionalizar?
Es aplicar estrategias efectivas de simplificación, automatización y optimización de los procesos y procedimientos para que los trámites sean simples, eficientes, directos y oportunos para acercar el Estado al ciudadano, a través de:
• Automatización del proceso, reducción de costos operativos en la entidad, reducción de costos para el usuario, reducción de documentos, reducción de pasos, reducción de pasos en el trámite interno, reducción de requisitos, reducción del tiempo de duración del trámite, reducción del tiempo en los puntos de atención, aumento en la vigencia del trámite, aumento de puntos de atención, fusión del trámite.
La solicitud de un trámite se caracteriza por generar un proceso institucional y culmina en la entrega de un servicio o producto que requiere de la implementación de estrategias de mejoramiento continuo, a partir de las necesidades y condiciones del usuario y de la actualización de los modelos de gestión institucional.
En otros términos, racionalizar es aplicar criterios coherentes en los servicios que se prestan al ciudadano a través del diseño de un procedimiento continuo, sin retrocesos ni retrasos, ágil y transparente; es reducir tiempos, requisitos, procedimientos, barreras y cargas de acceso ocasionadas, orientándose hacia una información integrada, interactiva y personalizada, para lo cual se debe procurar utilizar tecnologías de información como Internet, desarrollo de software, unificación de formularios y convenios interinstitucionales.
Es importante resaltar que en aras de facilitar la gestión que adelanta la institución para permitir un registro de trámites más fácil y ágil, el responsable de los trámites en las distintas dependencias debe enviar el insumo completo y pormenorizado en el paso y con la normatividad vigente que lo soporta, a la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, con el fin de subirlo o actualizarlo en el SUIT.
El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, en la guía para la inscripción y racionalización de trámites y servicios de la Administración Pública y Manual del Usuario SUIT, estableció las siguientes fases o etapas de la Política Antitrámites:
Fase 1: Identificación e inscripción de trámites y servicios en el Sistema Único de Información Trámites – SUIT. Consiste inicialmente en realizar el inventario de los trámites y servicios de la entidad, para su inscripción en el Sistema Único de Información de Trámites-SUIT, el cual opera a través del Portal del Estado colombiano www.gobiernoenlinea.gov.co .
Fase 2: Racionalización de trámites y servicios. Esta fase consiste en aplicar estrategias efectivas de simplificación, automatización y optimización de los procesos y procedimientos para que los trámites sean simples, eficientes, directos y oportunos.
Fase 3: Estudio de trámites e identificación de cadenas de trámites. Esta fase consiste en el análisis transversal que permite diagnosticar puntos críticos y asociaciones comunes intra e inter-sectoriales con grados significativos de afinidad y correlación en los servicios que presta el Estado, eliminando duplicidad de información, pasos innecesarios y altos costos de transacción.
Fase 4: Implementación de Ventanillas Únicas. Es un sitio virtual desde el cual
se gestiona de manera integrada la realización de trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solución completa al interesado, a través de: Trámite electrónico de autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos sin documentos físicos; pago electrónico para los recaudos; sustitución de formularios físicos por formularios virtuales, atención al usuario 7x24 horas, operación a través de certificados digitales; seguridad y transparencia del proceso y eficiencia operativa, así como minimizar el desplazamiento para realización de trámites.
La Oficina de Planeación estará atenta a resolver las inquietudes con el fin de actualizar la información de trámites y servicios en el Portal del Estado Colombiano.
Mayor información
Mary Luz Idrobo Rivera
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional.
Teléfono: 8209900 ext. 1143-1192-1143.
Correo: planeacion@unicauca.edu.co
