• Área de Gestión Documental

Área de Gestión Documental
 

MISIÓN
 

El Área de Gestión Documental adscrita a la Secretaría General de la Universidad del Cauca comprometida con la administración, custodia y preservación del patrimonio documental, propicia la aplicación de las disposiciones legales y las directrices del Archivo General de la Nación AGN; mediante procesos de capacitación y sensibilización que generen una cultura de buenas prácticas archivísticas para el adecuado tratamiento de la información.

 
VISIÓN
 

Continuar promoviendo la aplicación de adecuadas técnicas, procesos archivísticos que permitan mejorar y fortalecer el desarrollo y la optimización de la información producida en las dependencias académico- administrativas, encaminadas al desarrollo de tecnologías de acuerdo a la producción, conservación, difusión y consulta del acervo documental institucional, conservados para la gestión administrativa y la información, así como para la investigación y la cultura.
 

 
Información relacionada

 

1. Normatividad
 

1.1 Normatividad Interna
 

     ·            Resolución R- 0182 de 2023 (Por la cual se establece el cronograma de transferencias documentales primarias)

 ·            Resolución R - 0580 de 2021 (Por la cual se ordena una medida administrativa en materia de Gestión Documental)

·         Resolución R - 0192 de 2021 (Por la cual se adopta el Plan Institucional de Archivos PINAR)

·         Acuerdo Superior 074 de 2020. Por el cual se adopta la Política de Gestión Documental de la Universidad del Cauca

 
·         Resolución Rectoral 253 de 2020. Por la cual se obtienen lineamientos en materia de gestión documental, en concordancia con el estado de emergencia en todo el territorio nacional como consecuencia de la pandemia generada por el covid-19

 
·         Resolución Rectoral 515 de 2020. Por la cual se establece el Procedimiento para la reconstrucción de la información generada durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria.
 

1.2 Normatividad AGN y Nacional
 

·         LEY 594 DE 2000 Ley General de Archivos.

·         LEY 527 DE 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.

·         LEY 1712 DE 2014. Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

·         DECRETO 1080 DE 2015. Del Sector Cultura

·         DECRETO 491 DE 2020. Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica”.

·         DECRETO 1287 DE 2020. Por la cual reglamenta el decreto legislativo 491 del 28 de marzo de 2020 en lo relacionado con la seguridad de documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria.

CIRCULAR AGN 01 DE 2020. Establece lineamientos para la gestión de expedientes y comunicaciones oficiales.

2. Instrumentos Archivísticos
 

2.1 Cuadro de clasificación Documenta-CCD

2.2 Tablas de Retención Documental –TRD

2.3 Manual de Gestión Documental
 
2.4 Inventario Documental –FUID

2.5  Plan Institucional de Archivo 2022

3. Procesos y Procedimientos
 

3.1 Instructivo de procedimientos organización de archivos

Organización de Documentos
 
Transferencia de Documentos
 
3.2 Formatos

Testigo Control Cruzado
 
Índice o Inventario Individual para Legajos

Transferencia Primarias y Secundarias
  
Acta de Eliminación de Documentos  

4.Informe de archivo
 

Informe Archivo 2021

Informe Archivo 2020

4.1 Inventario Archivo Central Universidad del Cauca

4.2 Actas de eliminación documental

4.3 Inventario de transferencias primarias y secundarias de archivo

4.4 Cronograma de transferencias documentales

4.5 Cronograma de capacitaciones
 

Horarios de atención en las dependencias administrativas
  

De acuerdo con la Resolución R-859 de 2021, el horario de atención es:
 

Lunes a Jueves: 8:00 am a 5:00 pm

Viernes: 8:00 am a 4:00 pm.
 

Ventanilla única
 
La documentación institucional dirigida a todas las dependencias universitarias debe ser radicada en la Ventanilla Única, ubicada en la Calle 5 No. 4-70 primer piso, en los mismos horarios

Mayor información

Ventanilla Única - Área de Gestión Documental
Dirección: Calle 5 N° 4-70 Centro
Teléfono: 8 8209800 Ext 1113
Archivo Central Universidad del Cauca
Dirección: Carrera 9 N° 8-51
Correo electrónico: archivo@unicauca.edu.co