Marzo 9 / 2015
Circular sobre solicitud y entrega de elementos de consumo y devolutivos
Emitido por: Área Comercial
Dirigido a: Docentes, Funcionarios
DE: Área de Adquisiciones e Inventarios - División Administrativa y de Servicios.
PARA: Decanos, Jefes de Departamento, Jefes de División, Coordinadores de Centros.
ASUNTO: Procedimiento para solicitud y entrega de elementos de consumo y devolutivos
FECHA: Popayán, 9 de marzo de 2015.
Conforme a lo dispuesto en el proceso de apoyo a la gestión administrativa en lo relacionado con la gestión de bienes y servicios, se informa a la comunidad universitaria:
A partir del 1 de marzo de 2015, las solicitudes de compras para materiales e insumos, así como de elementos devolutivos serán recibidas durante los primeros diez días calendario de cada mes (sin excepción); estas solicitudes deben ser diligenciadas en el formato correspondiente (PA-GA-5.4.5-FOR-1 Solicitud de materiales e insumos.xlsx, PA-GA-5.4.5-FOR-3 Solicitud elementos devolutivos.xlsx), para todas las solicitudes es preciso ordenar alfabéticamente el pedido y detallar en forma precisa las características (datos como: referencia, capacidad, unidad de medida y cantidad solicitada), no se deben especificar marcas.
Las solicitudes para elementos de consumo y devolutivos deben ser agrupadas (diligenciar un formato por cada tipo), teniendo en cuenta la siguiente clasificación:
- Útiles de escritorio, oficina, dibujo y papelería.
- Elementos de laboratorio (materiales y reactivos), odontológicos y/o medicamentos.
- Equipos (Elementos devolutivos electrónicos, cómputo, laboratorio u otros).
- Elementos o materiales para construcción, instalación, taller y labores.
- Elementos o materiales para electricidad.
- Elementos o materiales de aseo.
- Mobiliario (sillas, mesas, tableros)
- Repuestos para máquinas y equipos.
- Aceites grasas, lubricantes y Combustibles.
- Forrajes, alimentos para animales, insecticidas, fungicidas, herbicidas y bactericidas, semillas y abonos.
- Implementos deportivos.
- Otros.
Toda solicitud debe ir acompañada del nombre del docente o funcionario de planta que se responsabilizará del bien solicitado.
Área de adquisiciones e Inventarios solo dará trámite a las solicitudes que cuenten con la debida aprobación de los Jefes de Área Académica (Decano) o Administrativa (Jefe de Dependencia o Director de Centro), quienes serán los directos responsables del buen uso, manejo, optimización y del diseño de mecanismos de control con estos objetivos.
En cuanto al suministro de elementos, estos serán entregados en la bodega de la División Administrativa y de Servicios, Área de Adquisiciones e Inventarios, en horario Lunes a Viernes de 9:00 a.m. a 11:00 a.m. y 3:00 p.m. a 5:00 p.m. En caso de requerir un vehículo para el transporte de elementos o equipos, este debe ser solicitado al Área de Transporte con debida antelación a la fecha de recibo de los mismos.
Se agradece su atención.
Universitariamente.
ALMA RUBIELA ESTRADA MOSQUERA
Profesional Universitaria
Área Adquisiciones e Inventarios
JHAN ALEJANDRO SANDOVAL
Profesional Especializado
División Administrativa y de Servicios
