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División Administrativa de la Vicerrectoría de Investigaciones

La función principal de la División Administrativa de la Vicerrectoría de Investigaciones es asegurar la operación exitosa del proceso administrativo del Sistema de Investigaciones de la Universidad del Cauca.

Funciones del Jefe de la División Administrativa

• Coordinar la formulación de la prospectiva del Plan Estratégico de Desarrollo de la Vicerrectoría y de los Planes Operativos Anuales asociados al mismo.

• Apoyar al Vicerrector y al equipo de trabajo de la Vicerrectoría en la planeación y elaboración del anteproyecto de presupuesto.

• Coordinar el desarrollo de las actividades que contemplen aspectos financieros y presupuestales, que la Vicerrectoría de Investigaciones deba someter a consideración de la Vicerrectoría Administrativa o del Consejo Académico.

• Someter a consideración del Vicerrector de Investigaciones y el Consejo de Investigaciones cambios o modificaciones al presupuesto vigente.

• Actuar, en coordinación con la Vicerrectoría Administrativa y la Oficina de Planeación, en la integración del Programa de Inversiones del Presupuesto General de la Universidad del Cauca, en lo concerniente a actividades de apoyo a investigación.

• Coordinar los procesos relacionados con la sistematización y automatización de la información presupuestal, financiera y de grupos de investigación, con el personal profesional de soporte dedicado a estas tareas.

• Coordinar con la División de Articulación y Comunicación la aplicación de procedimientos de registro y flujos de información necesarios para el procesamiento electrónico de la ejecución presupuestal relacionada con los programas de apoyo y procedimientos administrativos de investigación.

• Velar por el cumplimiento de las normas sobre formulación, ejecución y control presupuestal de la Vicerrectoría de Investigaciones.

• Presentar informes periódicos sobre la ejecución presupuestal.

• Verificar que los registros de todas las operaciones presupuestales y de caja menor estén actualizados.

• Preparar y elaborar, cuando se requiera, informes sobre los estados de situación presupuestal, de acuerdo con las normas vigentes y remitirlos al Vicerrector de Investigaciones o al Vicerrector Administrativo y a las personas, dependencias o entidades que, a juicio del Vicerrector de Investigaciones, deban ser enviadas.

• Verificar que los estados presupuestales básicos para la correcta marcha de la Vicerrectoría, con sus informes analíticos respectivos, estén listos conforme a los plazos estipulados por las instancias institucionales.

• Verificar que el estado de ejecución presupuestal de proyectos de investigación adscritos a los programas de apoyo, esté de conformidad con el plan inscrito en el Sistema de Información por los grupos de investigación.

• Asistir en representación de la Vicerrectoría de Investigaciones a reuniones y demás actividades oficiales, cuando medie la delegación o asignación.

• Representar a la División en los comités de Calidad y Propiedad Intelectual.

Funciones del Profesional Universitario adscrito a la División Administrativa

• Apoyar el proceso de planeamiento del presupuesto en función del Plan Estratégico de Desarrollo y los Planes Operativos Anuales del Sistema de Investigaciones.

• Apoyar el proceso de gestión presupuestal y de apoyo al Sistema de Información de Investigaciones.

• Apoyar a los directores de grupos de investigación en la ejecución financiera, presupuestal y administrativa de sus proyectos.

• Asesorar a la Vicerrectoría en materia de contratación administrativa, fiscal y de auditoría según la normatividad vigente.

• Diseñar formatos y cuestionarios para la recolección de datos relacionados con la operación presupuestal y financiera.

• Mantener actualizados los registros de carácter técnico administrativo. presupuestal y financiero.

• Verificar la exactitud de los registros presupuestales y financieros.

• Elaborar y presentar los informes correspondientes.

• Gestionar lo relacionados con el recibo, el pago y el manejo de valores y de fondos institucionales de caja menor, de conformidad con las disposiciones, los trámites y las instrucciones pertinentes.

• Coordinar, evaluar y controlar las actividades técnicas presupuestales, financieras y de información relacionada con la Vicerrectoría de Investigaciones para garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos.

• Asistir a la Vicerrectoría en la elaboración del anteproyecto de presupuesto.

• Llevar y mantener actualizados los registros de ejecución presupuestal.

• Ejercer control numérico permanente sobre las apropiaciones y ejecución presupuestal.

• Elaborar informes mensuales sobre ejecución presupuestal.

• Efectuar la imputación presupuestal previa a la adquisición de cualquier compromiso por parte de la Vicerrectoría.

• Informar a las directivas de la Vicerrectoría de Investigaciones en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.

• Coordinar, evaluar y controlar las actividades técnicas y administrativas de la División Administrativa de la Vicerrectoría de Investigaciones en materia presupuestal y financiera y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos.

• Apoyar a los usuarios de la Vicerrectoría de Investigaciones en los procesos y procedimientos administrativos de la investigación.

• Prestar soporte administrativo a proyectos financieros con recursos externos.

• Registrar los presupuestos aprobados por el Consejo de Investigaciones y el Vicerrector en el Sistema de Información de Investigaciones.

• Gestionar y comprar elementos que se adquieran por caja menor.

Funciones del Contratista

• Realizar los registros de solicitudes de adquisición de bienes y servicios de los proyectos en ejecución.

• Elaborar los documentos necesarios para la ejecución de las solicitudes de adquisición de bienes y servicios.

• Registrar y elaborar informes de caja menor.

Funciones de la Oficina de Apoyo al Investigador

• Prestar apoyo integral a los grupos de investigación institucionales proporcionándoles la información requerida para su inscripción en el Sistema de Investigaciones de la Universidad del Cauca.

• Acompañar a los grupos de investigación en la verificación del cumplimiento de requisitos en proyectos que apliquen a convocatorias internas y externas (documentación a entregar, aspectos presupuestales, cumplimiento de requisitos, etc.) para los respectivos avales por parte del Consejo de Investigaciones.

• Poner en ejecución las políticas para programas de apoyo definidas por el Consejo de Investigaciones y acatar las decisiones que sean tomadas en este ámbito por las instancias correspondientes.

• Coordinar con la División de Gestión de la Investigación la aplicación de procedimientos de registro y flujo de información necesarios para el procesamiento automatizado de la ejecución presupuestal relacionada con los programas de apoyo y las actividades de investigación.

• Dar a conocer oportunamente a los investigadores los convenios y mecanismos de financiación existentes para acceder a los programas de maestrías y doctorado en la Vicerrectoría de Investigaciones.

• Proveer a los grupos de investigación e investigadores con información actualizada sobre ofertas de apoyo, becas, pasantías, intercambios y convocatorias externas que hayan sido divulgadas por las instituciones externas oferentes.

• Promover la participación activa de los grupos de investigación en las convocatorias internas y externas.

• Atender y asesor de manera personalizada y virtual a los investigadores.

• Hacer seguimiento a los procesos institucionales de apoyo a investigadores y realizar control de la gestión administrativa de los proyectos de investigación.

• Brindar soporte directo para aplicar a los programas de apoyo a la investigación de carácter institucional y a la búsqueda de financiación por parte de gobiernos y entidades nacionales e internacionales.

• Hacer seguimiento a contratos con entidades externas en materia de investigación y a los compromisos asumidos por los investigadores.

• Prestar apoyo para la toma de decisiones del Consejo de Investigación mediante la elaboración de reportes especializados.

• Elaborar propuestas de mejoramiento en el ámbito organizacional.

• Proveer a las personas naturales o jurídicas que así lo requieran, reportes, estadísticas o indicadores sobre grupos de investigación, proyectos o cualquier otra información de carácter público relacionada con el ámbito normal de la Vicerrectoría de Investigaciones de la Universidad del Cauca.

• Atender las reclamaciones presentadas por los grupos de investigación y tramitar su solución, de acuerdo con las políticas que la Vicerrectoría de Investigaciones tenga establecidas para estos efectos.

• Mantener actualizado el registro sobre cumplimiento de compromisos por parte de los investigadores relacionados con los apoyos que les han sido concedidos.